رویه‌های استاندارد عملیاتی در سازمان‌های آتش‌نشانی

 

 

1- مقدمه

با گسترش ساختمان‌سازی و پیشرفت تکنولوژی و صنعت،  میزان خسارات وارده به جامعه در اثر سهل‌انگاری و رعایت نکردن نکات ایمنی، بیشتر و بیشتر می‌شود. یکی از این موارد که سالانه خسارات جانی و مالی بسیاری را در پی دارد، آتش‌سوزی است. سازمان‌های آتش‌نشانی در راستای حفظ جان و سلامتی شهروندان نقش مهمی را ایفا می‌کنند. داشتن برنامه‌ای  کامل و همه جانبه، به آنها در هرچه بهتر ایفا نمودن نقش خود و همچنین حفظ ایمنی خود در مواجهه با شرایط خطرناک کمک شایانی می‌کند.

طبق آمارهای رسمی، تعداد زیادی از آتش‌نشان‌ها به هنگام کار دچار حوادث منجر به مرگ یا نقص عضو می‌شوند که این آمار بسیار نگران کننده است. مسوولین این حرفه باید راهکارهایی را  برای کاهش این گونه حوادث اتخاذ كنند. یکی از این راهکارها استفاده از رویه‌های استاندارد عملیاتی است. البته وجود چنین رویه‌هایی به تنهایی باعث حل مشکل نمی‌شود و لازم است در کنار آن آموزش کافی به کارکنان ارایه گردد سطح فرهنگی سازمان و کارکنان ارتقا داده شود. چنین اقداماتی برای افزایش اثربخشی سازمان‌های آتش‌نشانی ضرورت دارد.

در این مقاله به بررسی نقش و اهداف این رویه‌ها و مراحل تهیه و اجرای آنها پرداخته می‌شود که شامل برآورد نیازها، تهیه و توسعه رویه‌ها، اجرا و در نهایت ارزیابی آنها به منظور اطمینان از اثر بخشی رویه‌های تهیه شده می‌باشد.

 

2- ضرورت استفاده از رویه‌های استاندارد عملیاتی

موقعیتی را در نظر بگیرید که گروه‌های مختلف عملیاتی آتش‌نشانی تصمیم می‌گیرند تا با یکدیگر ترکیب شده و گروه جدیدی را تشکیل بدهند. اعضای این تیم جدید از موقعیت جغرافیایی منطقه و همچنین خطرات محلی، اطلاعات کافی دارند. همه آنها به خوبی آموزش دیده‌اند و در کارشان سال‌ها تجربه دارند. صرفه‌جویی در هزینه‌ها به این گروه جدید اجازه داده تا تجهیزاتی جدید با تکنولوژی روز خریداری نمایند. نتیجه همه اینها می‌بایست باعث بهبود سریع در کیفیت و کارایی خدمات آنها باشد. متاسفانه، در موقعیت‌هایی اینچنین، امکان بروز نتیجه‌ای عکس بسیار محتمل است. به این دلیل که هر کدام از گروه‌ها، روش‌ها، سیاست‌ها و سنت‌های  مخصوص به خود را برای انجام کارها دارند. حتی قوانین حاكم بر آنها متفاوت است. به همین دلیل است که در هنگام عملیات گروه‌های ترکیبی، سیستم و افراد دچار درگیری‌ها و مشکلات ارتباطی می‌شوند.

اگر این گروه جدید دارای دستورالعمل‌هایی باشد که چگونگی انجام عملیات را به دقت شرح دهند، مشکلات مزبور فرصت بروز و ظهور نخواهند یافت. این دستورالعمل‌ها را رویه‌های عملیاتی استاندارد یا SOP1 می‌نامند. این رویه‌ها به روشنی مشخص می‌کنند که در طول واکنش‌های اضطراری و عملیات غیر اضطراری، افراد چه وظایفی را بر عهده دارند. آنها مکانیسمی برای انتقال الزامات قانونی و اجرایی، سیاست‌های سازمان و برنامه‌های استراتژیک سازمان به کارکنان می‌باشند و این امکان را به سازمان می‌دهند که همه افراد به صورت یک شکل واحد عمل نمایند.

 

3- عناوین دستورالعمل‌های استاندارد عملیاتی

SOPها خلاصه‌ای از الزامات و انتظارات رفتاری در نواحی عملیاتی مختلف مانند ایمنی در مکان‌های اضطراری، آموزش، ارتباطات رادیویی، تست و

نگهداری شلنگ‌ها، تجزیه و تحلیل‌های پس از حادثه و آموزش‌های افراد جامعه و ... می‌باشند. SOPها همچنین توضیحاتی در مورد اهداف و محتویات دستورالعمل‌ها و استثناهای ممکن بدست می‌دهند. موضوعات و سطح جزییات در SOPها ممکن است از یک اداره به اداره دیگر تغییر کند. در هر صورت تهیه کنندگان SOP سعی دارند راهنمایی‌های کافی را برای کنترل عملیات در آنها بگنجانند، بدون اینکه باعث دستپاچگی و یا سردرگمی پرسنل و همچنین محدودیت‌های غیر ضروری یا انعطاف پذیری در شرایط خاص شود.

SOPها می‌بایست در یک قالب منطقی متشکل از بخش‌ها و زیربخش‌های مختلف تدوین شوند تا به روشن شدن روابط عملیاتی و نقش‌های

گروه‌های مختلف کمک کنند. اغلب متخصصان پیشنهاد می‌کنند که سازمان‌ها، SOP را در بخش‌های جداگانه اداری و عملیاتی تهیه کنند. در صورت تمایل، SOPهای عملیاتی می‌توانند به زیر شاخه‌های دیگری تقسیم شوند که هرکدام به طور جداگانه به قسمت‌های مختلف اهداف و ماموریت‌های سازمان بپردازند. سیاست‌های مربوط به پرسنل نیز می‌توانند به صورت جداگانه و یا مجموعه‌ای مستند شوند.

در ذیل نمونه‌ای از موضوعات مختلف SOP  برای بخش‌های اداری (اجرایی) و عملیاتی آمده است. همچنین عناوین مختلف برای ماموریت معمول آتش‌نشانی‌ها­­ «فرو نشاندن آتش، خدمات درمانی اضطراری، عملیات نجات فنی، واکنش در برابر مواد خطرناک و عملیات در مواقع بحران و فاجعه» نیز موجود است.

گرچه لیست نشان داده شده در ذیل به نظر گسترده و جامع است، ولی باید به خاطر داشت که لازم نیست تمام SOPها در یک زمان نوشته شوند. سازمان‌ها می‌بایست نیازهای خود را اولویت بندی کنند و یک طرح توسعه SOP واقعی را تهیه کنند.

 

عناوین نمونه در SOP

 

اطلاعات و آموزش افراد عمومی

  • کار با افراد جامعه
  • کار با رسانه ها
  • اطلاع‌رسانی در مواقع ضروری به افراد جامعه
  • آموزش افراد جامعه
  • ارتباطات با افراد جامعه

 

 عوامل اجرایی

  • سازمان                                               
  • تسهیلات
  • وسایل نقلیه اضطراری و دستگاه‌های خاص
  • تجهیزات و منابع
  • مالی
  • سرمایه
  • آموزش
  • مدیریت اطلاعات

 بازرسی ساختمان و اجرای کدها

 

  • اختیارات و کدها
  • طراحی و بازنگری برنامه‌ها
  • بازرسی‌های محل‌های مسكونی
  • بازرسی‌های تجاری
  • بازرسی‌های صنعتی
  • اجرای کدها
  • ثبت سوابق

 

 برنامه‌های سلامتی و همیاری اعضا

 

  • درمان/ ارزیابی سلامتی
  • ارتقای سلامتی
  • ارزیابی کارایی
  • توانبخشی پس از حادثه
  • یاری کارمندان / اعضا
  • ایمنی تجهیزات
  • ارتباط در مواقع خطر

 

برنامه های خاص

  • تحقیق در مورد علل ایجاد آتش
  • نگهداری از شیر آتش‌نشانی
  • دیگر برنامه‌ها

آمادگی و برنامه‌ریزی سازمانی

  • برنامه‌ریزی پیشرفته / استراتژیک
  • توسعه SOP
  • مدیریت ریسک
  • برنامه‌ریزی عملیات اضطراری

 

 

واکنش مواد خطرناک

  • مدیریت ریسک
  • عملیات پاسخ دهندگان اولیه
  • عملیات مواد خطرناک

 

 

عملیات اضطراری عمومی

  • کار با وسایل نقلیه اضطراری
  • ایمنی در حوادث اضطراری
  • ارتباطات
  • فرماندهی و کنترل
  • عملیات خاص
  • عملیات پس از حادثه

نجات فنی

  • مدیریت بحران
  • عملیات نجات
  • عملیات نجات خاص

اطفای حریق

  • مدیریت ریسک اطفای حریق
  • عملیات
  • دستورالعمل‌های استراتژیک / تاکتیکی
  • تجهیزات خاص

 

 

واکنش‌های پزشکی اضطراری

  • مدیریت ریسک اورژانس
  • کمک‌های اولیه پزشکی اضطراری قبل از بیمارستان
  • جابجایی و انتقال بیماران
  • مدیریت عملیات واکنش‌های پزشکی اضطراری

 

 

 

4- فرآیند مدیریت SOP

بعضی از سازمان‌های آتش‌نشانی هیچ‌گاه مجموعه‌ای رسمی از SOP را تهیه نکرده‌اند. در بعضی دیگر از سازمان‌ها رویه‌های عملیاتی ناقص یا قدیمی هستند، بد نوشته شده‌اند، خوب درک نشده‌اند و یا ضعیف اجرا می‌شوند. با دانستن منافع یك SOP خوب، چرا هنوز  این شرایط در سازمان‌های خدمات آتش‌نشانی رایج است؟ جواب‌های ممکن برای این سوال در زیر آمده است:

 

  • فقدان درک کافی از منافع SOP و یا نتایج فاجعه‌آمیز بالقوه ضعف دستورالعمل‌ها و یا سیستم‌های عملیاتی؛
  • اعتقاد به وقت‌گیر و پیچیده بودن اقدامات لازم؛
  • ترس از اینکه دستورالعمل‌های استاندارد عملیاتی نوشته شده باعث ایجاد محدودیت در انعطاف‌پذیری و آزادی عمل فردی ‌شود؛
  • نگرانی از اینکه راه برای تحقیق و موشکافی گروه‌های خارجی باز شود و مسوولیت‌ها در شرایط وخیم سنگین شود.

 

اولین قدم در حل این مشکل، تصمیم‌گیری در مورد این است که چه کاری نیاز است انجام شود. یک راه نگاه کردن به نیازمندی‌های مدیریت با استفاده از تئوری سیستم‌ها است که این تئوری بر روی روابط درونی بین اجزای فرآیند تمرکز می‌کند. در این رهیافت سیستم سازمانی دارای چهار عنصر اصلی می‌باشد:  ورودی‌ها2 از محیط شامل اطلاعات و دیگر منابع؛  انتقال3، فرآیند مدیریتی و یا تکنولوژیک برای تبدیل ورودی‌ها به خروجی‌ها؛ خروجی‌ها4 در شکل محصولات و یا خدمات مطلوب؛ و بازخورد5، واکنش محیط نسبت به خروجی‌ها. بازخورد به عنوان ورودی در تکرارهای بعدی فرآیند خواهد بود و بدین گونه چرخه کامل شده و نتایج به طور مستمر بهبود خواهد یافت. این مراحل در شکل زیر نشان داده شده‌اند.

 

 

  

نگاه سیستمی به فرآیند مدیریت SOP

 

در واقع سازمان‌ها به برقراری یک سیستم مدیریت رسمی نیاز دارند تا از توسعه، نگهداری و اجرای دقیق SOPها اطمینان حاصل کنند. این فرآیند می‌تواند به طور مناسب به صورت مراحل به هم پیوسته چهارگانه برآورد نیازها، توسعه SOP، اجرای SOP و ارزیابی SOP  دیده شود.

 

4-1- برآورد نیازها

این مرحله از فرآیند مدیریت SOP شامل اقدامات ذیل می‌باشد:

 

  • ایجاد حمایت سازمانی برای اجرای برآورد نیازها
  • تهیه یک طرح کاری
  • مرور SOPهای موجود
  • جمع‌آوری اطلاعات در مورد عوامل درونی تاثیرگذار بر SOPها
  • توجه به عوامل بیرونی تاثیر گذاربر SOPها
  • تهیه لیستی از SOPهای مورد نیاز بر اساس نیازمندی‌های بدست آمده در مراحل قبلی
  • تجزیه و تحلیل SOPهای موجود بر اساس اطلاعات جمع‌آوری شده در مراحل قبلی
  • تهیه مستندات رسمی از برآورد نیازها، خلاصه کردن یافته‌ها و ارایه پیشنهادات و تشریح اولویت‌ها و تهیه یک روش خاص ویژه جهت الحاق و اصلاح و یا حذف SOPها.

 

 

4-2- توسعه SOP

فرآیند توسعه SOP را می‌توان به صورت هشت مرحله پیاپی معرفی کرد که مشخص کننده مهمترین مسایل سازمانی و مدیریتی برای افراد سازمان است. روش‌های مورد استفاده در این مراحل می‌توانند بر حسب دامنه و یا وسعت پروژه، نیازها و منابع محلی و دیگر متغیرها تغییر کنند:

 

  • تشکیل تیم توسعه
  • تدارک پشتیبانی سازمانی
  • تهیه رویه‌های تیم
  • جمع‌آوری اطلاعات و شناسایی جایگزین‌ها
  • ارزیابی و انتخاب جایگزین‌ها
  • نوشتن SOP
  • بازنگری و تست SOP
  • تایید رسمی SOP

 

4-3 اجرای SOP

SOPها باید به طور موثر درون سازمان اجرا شوند تا ایمنی مطلوب و عملکرد بهتری در کار داشته باشند. در واقع یک SOP جدید یا اصلاح شده‌ای که بطور غلط اجرا می‌شود یا به راحتی توسط پرسنل مسوول نادیده گرفته می‌شود، می‌تواند به مراتب خطرناک‌تر از روش‌های قدیمی باشد که برای جایگزینی در نظر گرفته شده‌اند. اجرای SOP شامل تمام مراحلی است که سازمان برای معرفی SOP به کاربران بالقوه و قرار دادن آن به عنوان یک بخش پذیرفته شده و جدایی‌ناپذیر از عملیات معمول درنظر گرفته است.

 

روش اجرا طوری طراحی شده تا موارد زیر را تضمین نماید:

 

  • همه افراد در مورد SOP جدید یا اصلاح شده مطلع شده و اهمیت تغییر را درک می‌کنند.
  • چندین نسخه از SOP برحسب نیاز توزیع می‌شود و در دسترس تمامی کاربران بالقوه  قرار می‌گیرد.
  • افراد نقش خود را می‌دانند و دانش و مهارت مورد نیاز برای اجرای SOP به طور ایمن و مؤثر را دارند.
  • یک مکانیسم برای پایش عملکرد، شناسایی مشکلات بالقوه و پشتیبانی فرآیند اجرا وجود دارد.

 اجرای SOP شامل مراحل ذیل می‌باشد:

 

  • برنامه‌ریزی اجرا
  • اطلاع‌رسانی
  • توزیع و قابلیت دسترسی SOPهای تدوین شده
  • آموزش به کارکنان
  • پایش عملكرد

 

4-4- ارزیابی SOP

رویه‌های عملیاتی استاندارد، مستنداتی استاتیک  نیستند. وقتی كه یك سازمان SOPهای جدیدی تهیه كرد، بدون مرور و بازبینی، این SOPها در طول زمان كارایی و تاثیرپذیری خود را از دست می‌دهند. استانداردهای عملیاتی و سازمانی در طول زمان تغییر می‌كنند و در نتیجه SOPها نیز می‌بایست به همراه آنها تغییر كنند.

ارزیابی6 ، تحلیل سیستماتیك عملیات و فعالیت‌هاست كه با هدف تعیین میزان تاثیرپذیری كلی SOPها انجام می‌شود. تمركز ارزیابی بر روی موارد زیر است:

 

  • شناسایی تغییراتی که به عنوان نتیجه اجرای SOPها اتفاق افتاده‌اند.
  • ارزیابی اینكه آیا اهداف SOP تحقق یافته‌اند یا نه.

 

این اطلاعات به تصمیم‌گیری در مورد اینكه آیا SOPها و یا فعالیت‌های دیگر سازمان نیاز به اصلاح و بهبود دارند یا نه كمك می‌كند.

مراحل انجام ارزیابی به شرح ذیل می‌باشد:

 

  • تعیین استانداردها
  • اندازه‌‌گیری كارایی (عملكرد)
  • مقایسه عملكرد اندازه‌گیری شده با استانداردها
  • تحلیل نتایج  و اقدام

 

 5- نتیجه‌گیری

امروزه استفاده از رویه‌های استاندارد عملیاتی برای سازمان‌های آتش‌نشانی امری ضروری است، این ضرورت نه فقط برای  بالا رفتن کارایی و اثربخشی  و در نتیجه کاهش خسارات جانی و مالی به شهروندان است، بلکه برای  ارتقای سطح ایمنی خود کارکنان که اخیرا آمار نگران کننده‌ای از میزان حوادث حین خدمت از آنها منتشر شده است می‌باشد.

برای تهیه یک رویه کارآمد، مراحلی باید طی شود. در اولین فاز که فاز ارزیابی نیازها می‌باشد، با جمع‌آوری اطلاعاتی از محیط عملیاتی، نیازمندی‌های جامعه و  قوانین و مقررات مربوطه، فرآیند تهیه SOP را شروع می‌کنیم. همچنین با بررسی SOPهای موجود و مقایسه آنها با نیازمندی‌ها در می‌یابیم که آیا SOP موجود به اصلاح و بهبود نیاز دارد یا خیر.

در فاز بعدی به مکتوب نمودن SOPها می‌پردازیم. برای این کار باید تیمی متشکل از هر صنف از کارکنان سازمان تشکیل بدهیم، چرا که مشارکت تمام کارکنان در این فرآیند به بهتر اجرا شدن آن در آینده کمک خواهد کرد. با داشتن مکانیسمی برای جمع‌آوری اطلاعات ورودی، به مکتوب  نمودن SOP پرداخته، سپس آن را ارزیابی می‌کنیم. این ارزیابی بهتر است به صورت عملی باشد، یعنی برای نمونه SOP به واحد مربوطه ارایه گردد تا آن را به صورت آزمایشی اجرا نمایند. نتایج این ارزیابی و نظرات کارکنانی که از SOP استفاده کرده‌اند می‌تواند بسیار مفید واقع گردد. سپس می‌بایست این رویه تایید شود.

در فاز بعدی که اجرا است، ابتدا به برنامه‌ریزی برای استفاده از این رویه‌ها نیاز داریم، همچنین در مورد SOP جدید یا اصلاح شده می‌بایست به دقت اطلاع‌رسانی شود. نسخه‌هایی از این رویه‌ها می‌بایست در دسترس تمامی کارکنان باشد، نحوه دسترسی به خط‌مشی و سطح تکنولوژی سازمان بستگی دارد. در این مرحله آموزش به کارکنان از اهمیت بالایی برخوردار است.

در پایان می‌بایست این رویه‌ها را ارزیابی کرده تا از اثر بخشی آنها اطمینان داشته باشیم و در صورت نیاز آنها را روزآمد نماییم. پس از هر ارزیابی به تغییر، اصلاح و یا روزآمد نمودن SOP می‌پردازیم. در فرآیند ارزیابی افراد تیم ارزیابی می‌بایست نقطه نظر تمامی کارکنان را در نظر گرفته و اعمال نمایند تا SOP به صورتی کارا و اثر بخش تهیه شده و اجرا شود.

 

6- منابع

1- International Association Of Fire Chiefs, www.iafc.org

2- International Association Of Fire Fighters, www.iaff.org

 

 

1- Standard Operating Procedures

2- Inputs

3- Transformation

4- Outputs

5- Feedback

6- Evaluation 

خبرنامه

اطلاعات تماسی

تلفن : ۰۲۱۲۲۹۲۴۹۸۷

ایمیل :‌ info [@] safetymmesage [dot] com

درباره پیام ایمنی

فعاليت سايت پیام ایمنی از سال 1382 همزمان با انتشار نشریه پیام ایمنی آغاز گرديد. هدف ما از طراحی اين سايت، ايجاد مرجعی کامل و كارآمد از موضوعات ایمنی، بهداشت، محیط‏ زیست و آتش‏ نشانی، به منظور رفع نياز محققين و علاقمندان در كشور است.


طراحی سایت و طراحی گرافیک توسط استودیو طراحی حاشیه