بررسی تاثیر سیستم یكپارچه مدیریت در عملكرد مدیریت ایمنی و بهداشت حرفه ای  سازمان ها

محسن علی آبادی، دانشجوی دکترای بهداشت حرفه ای دانشگاه علوم پزشكی همدان

 

چکیده

امروزه در اكثر سازمان ها برای هدفمندكردن و هدایت فعالیت های سازمان در زمینه های مختلف از سیستم های مدیریتی استفاده می كنند. سیستم های یكپارچه مدیریت در واقع با هدف تلفیق سه استاندارد مدیریت كیفیت ISO 9000، مدیریت زیسـت محیطـی ISO 14000 و مـدیریت ایمنی و بهداشت حرفه ایOHSAS 18000  در جهت رسیدن به یك سیستم جامع مدیریتی مطرح شده اند. شباهت های زیادی را می توان در ساختار این سیستم ها مشاهده كرد؛ یك خصوصیت بارز مشترک در این سیستم ها، رویكرد فرآیندی بر مبنای چرخه دمینگ و تفکر بهبود مستمر می باشد.

 هر چند ایده اولیه یكپارچه سازی سیستم های مدیریتی سه گانه، شباهت های آنها با یكدیگر بوده، با توجه به رویكرد و نگاه جدید سازمان ها به سیستم ها تحت عنوان «یك سازمان یك سیستم»، عامل اصلی وتقویت كننده این تفكر فواید فراوان یكپارچه سازی سیستم ها در سازمان است. رویكرد اصلی سازمان بین المللی استاندارد در ویرایش و بازنگری استانداردها به ویژه در طول سال های اخیر، ایجاد سازگاری و تطابق بیشتر این استانداردهای مدیریتی با یكدیگر بوده است.  با این حال ایجاد سازگاری وتطابق، سطح اول برای ایجاد یك سیستم یكپارچه مدیریت است. سطح دوم ایجاد رویكرد فرآیندی برای تمامی فعالیت های ایمنی، بهداشتی، زیست محیطی و كیفیت برمبنای چرخه یا سیكل مدیریتی 1PDCA دكتر دمینگ می باشد كه منجر به انسجام و هماهنگی قابل ملاحظه ای می شود. سطح سوم كه مهمترین و ایده آل ترین سطح یكپارچه سازی محسوب می شود، درك صحیح تلفیق و یكپارچگی سیستم های مدیریت و نهادینه كردن فرهنگ IMS2 در تمامی سطوح شاغلین سازمان و طرف های ذینفع می باشد. مهمترین دغدغه سازمان ها در رقابت بهره وری است که در گرو کیفیت منابع انسانی آن سازمان است.

 ایمنی و بهداشت از فاکتورهای بسیار موثر بر کیفیت منابع انسانی محسوب می شود و در جهت نیل به این هدف در حال حاضر سیستم مدیریت ایمنی و بهداشت حرفه ای هم به صورت مجزا و هم در چارچوب سیستم های یكپارچه مدیریت در سازمان ها استقرار می یابد كه ضرورت بررسی تاثیر سطوح مختلف IMS  بر عملكرد این سیستم بیش از پیش نمایان می گردد. براین اساس با بررسی تعدادی از  متون و مقالات منتشر شده در نشریات معتبر دنیا مشخص گردید سطوح اول و دوم IMS  علیرغم مزایای فراوان  از جمله صرفه جویی در هزینه ها از طریق استفاده بهینه از زمان و منابع سازمان،  کاهش حجم مستندات، تسهیل و کاهش تعداد ممیزی،  افزایش ارتباطات و گردش اطلاعات بین سیستم ها و سهولت در اجرای سیستم ها تنها می توانند كارایی سیستم ایمنی و بهداشت حرفه ای را افزایش دهند و البته  در سطح  دوم سیستم ها به صورت متوازن تر و منسجم تر عمل می كنند.

 در نتیجه با توجه به ماهیت سطح سوم IMS كه به رویكرد تیم محوری و بسترسازی مناسب  جهت  شناخت و درك صحیح خواسته ها و الزامات هر یك از سیستم ها در طرح ریزی، اجرا و بازنگری فرآیندهای مختلف اشاره دارد، تنها راهكار دایمی تعیین شده در جهت افزایش اثر بخشی سیستم مدیریت ایمنی و بهداشت حرفه ای در قالب سیستم های یكپارچه دستیابی به سطح سوم سیستم یكپارچه مدیریت می باشد.

  

كلمات كلیدی:  سیستم یكپارچه مدیریت، ایمنی، بهداشت حرفه ای

  

مقدمه

امروزه در اكثر سازمان ها برای هدفمندكردن و هدایت فعالیت های سازمان در زمینه های مختلف از سیستم های مدیریتی استفاده می كنند. سیستم یكپارچه مدیریت در واقع با هدف تلفیق سه استاندارد مدیریت كیفیتISO 9000، مدیریت زیسـت محیطـی ISO 14000 و مـدیریت ایمنی و بهداشت حرفه ای OHSAS 18000  در جهت رسیدن به یك سیستم جامع مدیریتی مطرح شده است. شباهت های زیادی را می توان در ساختار این سیستم ها مشاهده كرد كه یكی از آنها، رویكرد فرآیندی بر مبنای چرخه دمینگ و تفکر بهبود مستمر می باشد. هر چند ایده اولیه یكپارچه سازی سیستم های مدیریتی سه گانه شباهت های آنها با یكدیگر بوده است، اما عامل اصلی و تقویت كننده این تفكر با توجه به رویكرد و نگاه جدید سازمان ها به سیستم ها تحت عنوان «یك سازمان یك سیستم» فواید فراوانی است كه از یكپارچه سازی سیستم ها در سازمان ایجاد می گردد (شکل1).

 

 

 

شکل1: رویکرد یکپارچه سازی سیستم های مدیریتی

  

سیستم یكپارچه مدیریت در مدت كوتاهی كه از ظهور و به كارگیری آن می گذرد، توانسته است نتایج مثبت و قابل توجهی به بار آورد. رویكرد اصلی سازمان بین المللی استاندارد در ویرایش و بازنگری استانداردها به ویژه در طول سال های اخیر ایجاد سازگاری و تطابق بیشتر این استانداردهای مدیریتی با یكدیگر بوده است.

 برای ادغام سیستم های مدیریتی می بایست این نکته مد نظر قرار گیرد که تمام جنبه های سیستم ها قابل تلفیق نیستند و این موضوع بستگی به ماهیت و ابعاد و پیچیدگی سازمان ها دارد؛ از این رو سیستم یکپارچه از سازمانی به سازمان دیگر متفاوت است.

 با توجه به ویرایش استاندارد مدیریت زیست محیطی ISO 14001 در سال 2004 میلادی، سازمان های مشاركت كننده در تدوین استاندارد مدیریت ایمنی و بهداشت حرفه ای بر آن شدند تا استاندارد مذكور را نیز بر اساس الزامات به روز شده استاندارد مدیریت زیست محیطی بازنگری كنند تا امكان یكپارچه سازی سیستم مدیریت برای سازمان های متقاضی تسهیل شود و لذا ویرایش دوم استاندارد پس از انجام بازنگری ها در جولای 2007 میلادی منتشر شد. پس از انتشار ویرایش جدید 18001:2007  OHSAS (ویرایش دوم) نسخه قبلی استاندارد OHSAS 18001:1999 (ویرایش اول) باطل گردید.

 بندهای 4.3.3 و 4.3.4 در راستای استاندارد ISO14001  در هم ادغام شده  و تحت عنوان یك عبارت برنامه ها و اهداف ارایه شده اند. یك عبارت جدید تحت عنوان ارزیابی تطابق، همانند ویرایش جدید ISO 14001 معرفی شده است. همچنین سازگاری بهبود یافته ای با استاندارد ISO 9001: 2008 مشاهده می شود. 6 اصطلاح جدید  در OHSAS 2007 برای تطابق تعاریف با ISO14001 ,9001  ارایه شده است كه شامل مدرك، روش، سابقه، اقدام اصلاحی، اقدام پیشگیرانه و خط مشی می باشد. با این وجود در حال حاضر تهیه یک استاندارد در ارتباط با IMS در دستور کار سازمان بین المللی استاندارد نیست و سازمان ها برای بهبود کارآیی و اثربخشی سیستم ها در سازمان خود می توانند سیستم های مدیریتی موجود را یکپارچه نمایند. به نظر می رسد استقرار یکپارچه این سه سیستم می تواند زمینه های لازم را برای بهبود مستمر در هر یک از سه زمینه ایجاد نموده و فرصت قابل توجهی برای سازمان ها در جهت انطباق با استانداردهای مطرح در سطح جهان ایجاد نماید.

 در مطالعه ای که در کشور چین با استفاده از پرسشنامه در ارتباط با دیدگاه مدیران و کارکنان سازمان ها در خصوص استقرار سیستم مدیریت یکپارچه انجام گرفت که نتایج نشان داد از جمله عوامل عدم تمایل سازمان ها به یکپارچه سازی، احتمال پیچیدگی و کاهش کارآیی مدیریت داخلی سازمان، عدم تطابق با فرهنگ سازمانی و افزایش هزینه های مدیریتی جهت استقرار می باشد و از جمله عوامل موثر بر اجرای سیستم یکپارچه منابع انسانی، ساختار سازمانی، سطح تحصیلات و فرهنگ سازمانی، مشتریان و سهامدارن، سازمان های گواهی دهنده، سازمان های محیط زیستی و قانون گذار می باشند.

 در مطالعه ای در کشور مالزی توسط Kadir Arifin   و همکارانش در خصوص آمادگی سازمان ها برای استقرار سیستم یکپارچه مدیریت نشان داده شد که 73 درصد از مدیران سازمان ها آمادگی و تعهد خود را جهت استقرار اعلام نمودند.

 در مطالعه ای توسط Roberta Salomone با استفاده از پرسشنامه و نظرخواهی از مدیران سازمان های مختلف دارای سیستم مدیریت یکپارچه کشور ایتالیا در خصوص ویژگی ها و نکات اشتراک سیستم های مدیریتی و مزایای یکپارچه سازی  نتایج زیر حاصل گردید.

 

نکات مشترک بین سه سیستم عبارتند از:

 

  • اشتراک مربوط به ساختار و چرخه دمینگ  
  • اشتراک مربوط به تفکر بهبود مستمر        
  • اشتراک در دامنه کاربرد
  • اشتراک مربوط به مدون بودن
  • اشتراک مربوط به رویکرد فرآیندی به جای تمرکز بر ساختارها
  • اشتراک مربوط به رویکرد سیستمی
  • اشتراک مربوط به رویه ممیزی

 

       مزایای سیستم یکپارچه:

 

  • صرفه جویی در هزینه و کاهش دوباره کاری ها
  • استفاده بهینه از زمان و منابع
  • یکسان سازی و بهینه نمودن برنامه های آموزشی
  • کاهش حجم  مستندات و مدارک
  • کاهش و تسهیل در امر ممیزی های داخلی و خارجی
  • افزایش ارتباطات و گسترش گردش اطلاعات  
  • افزایش بهره وری و کارایی
  • بهبود سازمانی
  • سهولت در اجرا و نگهداری سیستم ها
  • آماده شدن و بسترسازی برای  مدیریت کیفیت فراگیر

 

در این مطالعه همچنین سهم یکپارچه سازی عناصر و فعالیت های مختلف سیستم های مدیریتی مورد بررسی قرار گرفت. میزان یکپارچه سازی در سازمان های مختلف در ارتباط با کنترل مدارک 100%، خط مشی93%، بازنگری مدیریت 93%، اهداف کلان و خرد 87%، کنترل سوابق، آموزش، ممیزی داخلی 87%،  نظامنامه 84%، ارتباطات درون و برون سازمانی 73% و کنترل عملیات 68% بوده است. 

 یکی از مهمترین مزایای سیستم های یکپارچه، کارکرد قابل توجه این مدل در کاهش حجم مستندات و در نتیجه کاهش چشمگیر هزینه عملیاتی است. مهمترین دغدغه سازمان ها در رقابت، بهره وری است که در گرو کیفیت منابع انسانی سازمان است. ایمنی و بهداشت از فاکتورهای بسیار موثر بر کیفیت منابع انسانی محسوب می شود. اهداف ایمنی، بهداشتی و زیست محیطی و کیفیت مثل حلقه های زنجیر به هم پیوسته و لازمه توسعه پایدار سازمان هستند.

 هر کدام ممکن است نسبت به بقیه بزرگتر یا کوچکتر شود یا سایر حلقه های زنجیر را بشکند. بزرگتر شدن حلقه ها می بایست متوازن و با دیدگاه یکپارچگی اهداف صورت گیرد. در حال حاضر سیستم مدیریت ایمنی و بهداشت حرفه ای به صورت مجزا و در چارچوب سیستم های مدیریت یكپارچه در سازمان ها استقرار می یابند كه ضرورت بررسی تاثیر سطوح مختلفIMS  بر عملكرد این سیستم را بیش از پیش نمایان می کند.

 دستیابی به توسعه پایدار که هدف نهایی سیستم های مدیریتی سازمان محسوب می شود، مستلزم توسعه متوازن در زمینه های مختلف می باشد و یکپارچه سازی سیستم ها می تواند بستر لازم را فراهم نماید. در دیدگاه های سنتی رعایت اصول ایمنی و بهداشت را موجد اثرات منفی بر کیفیت و کمیت تولید و ارایه خدمات می دانند؛ یکپارچگی سیستم ها می تواند راه حل دایمی حل مشکل در سازمان ها باشد و مسوولیت پذیری افراد را در قبال مسایل ایمنی و بهداشتی افزایش دهد و همچنین به نوعی ارزش و جایگاه سیستم ها را در یک سطح متوازن قرار دهد. (شکل2)

 

 

  شکل2: دیدگاه سیستم یکپارچه مدیریتی در الگوی تولید پایدار (توسعه پایدار)

 

 

 

سطوح مختلف یکپارچه سازی

Gorgensen و همکارانش در مطالعه ای که در سال 2005 انجام دادند، سطوح مختلف سیستم یکپارچه مدیریت را تشریح نموده اند:

 

سطح اول

رویكرد اصلی سازمان بین المللی استاندارد در ویرایش و بازنگری استانداردها، ایجاد سازگاری و تطابق بیشتر این استانداردهای مدیریتی با یكدیگر بوده است. ایجاد سازگاری و تطابق، سطح اول برای ایجاد یك سیستم یكپارچه مدیریت است. در این سطح رویه های جداگانه و اختصاصی برای هر سیستم با توجه به ماهیت و پیچیدگی سازمان وجود دارد و یک سری روش های کلی نیز به صورت مشترک برای هر سه سیستم ایجاد می گردد. برای این سطح یکپارچگی از اصطلاح Alignment استفاده می شود. در سازمان هایی که سیستم مدیریت کیفیت استقرار دارد، اغلب برای استقرار سیستم مدیریتی جدید (ایمنی یا زیست محیطی) توصیه می شود جهت کاهش هزینه ها و پیشگیری از دوباره کاری، سطح اول یکپارچگی برقرار گردد. نکته قابل توجه در این سطح این است که اگر سیستم مدیریت کیفیت در سازمان استقرار دارد و سازمان در صدد استقرار سیستم های ایمنی و زیست محیطی است، نمی بایست استقرار سیستم های جدید در قالب بریدن و اضافه نمودن صورت گیرد و اجزا و عناصر آنها فدای سیستم فعلی استقرار یافته شود. روش هایی که در این سطح به صورت مشترک در سیستم استقرار و اجرا می گردند عبارتند از:

 

  • روش کنترل مدارک
  • روش کنترل سوابق
  • روش اجرایی ممیزی
  • روش اجرایی آموزش
  • روش اجرایی اقدام اصلاحی و پیشگیرانه
  • روش اجرایی ارتباطات درون و برون سازمانی
  • روش اجرایی بازنگری مدیریت
  • روش اجرایی هدف گذاری و برنامه ریزی
  • روش اجرایی مدیریت بحران و شرایط اضطراری

 

 

سطح دوم

سطح دوم ایجاد رویكرد فرآیندی برای تمامی فعالیت های ایمنی، بهداشتی، زیست محیطی و كیفیت برمبنای چرخه یا سیكل مدیریتی PDCA دكتر دمینگ می باشد كه منجر به انسجام و هماهنگی قابل ملاحظه ای می شود. در این سطح تمامی سیستم ها در قالب این  چرخه مدیریتی تعریف می شود و نسبت به سطح اول گام موثرتری محسوب می شود و رویه های اختصاصی هر سیستم به کمترین سطح خود می رسد. برای این سطح از یکپارچگی از اصطلاح Integration استفاده می شود. ایجاد رویه های مشترک برای کل سیستم باعث می شود که تمامی موضوعات ایمنی، زیست محیطی و کیفیت در کنار هم دیده شوند. البته مدل هایی نیز برای این سطح تعریف شده است از جمله آن می توان به موارد زیر اشاره نمود.

 

  • استاندارد   AS/NZS 4581:1999

 

  •  استاندارد AEN/CTN 66SC1/GT4

 

 

استاندارد  AS/NZS 4581:1999:

این استاندارد در رابطه با ادغام سیستم مدیریت مربوط به کشور استرالیا و نیوزیلند می باشد و راهنمایی برای سازمان های تجاری، دولتی و اجتماعی است. هدف از این استاندارد راهنما، ارایه چارچوبی در سطح سازمانی برای یک سیستم مدیریت جامع می باشد. این استاندارد به بیان ویژگی ها و نیازمندی های سیستم نمی پردازد؛ اما تلاش می کند تا عناصر مشترک این سیستم ها را پوشش دهد تا منجر به بهبود کارآیی و اثربخشی فعالیت های تجاری سازمان گردد. (شکل 3)

 اجزا و عناصر اصلی مورد اشاره در استاندارد مذکور عبارتند از:

 

1-مسوولیت مدیریت و رهبری

2-شناسایی و تجزیه و تحلیل نیازها

3-خط مشی و اهداف کلان

4- طرح ریزی و اجرای سیستم

5-تخصیص منابع

6-ارتباطات سیستم اطلاعاتی

7-مدیریت فرآیند و فعالیت

8-اندازه گیری و پایش

9-بازنگری مدیریت و طرح بهبود

 

 

 

 

شکل 3: فازهای اصلی اجرایی سیستم مدیریت یکپارچه IMS

 

 

سطح سوم

سطح سوم كه مهمترین و ایده آل ترین سطح یكپارچه سازی محسوب می شود، درك صحیح از تلفیق و یكپارچگی سیستم های مدیریت و نهادینه كردن فرهنگIMS   در تمامی سطوح شاغلین سازمان و طرف های ذینفع می باشد. فرهنگ مسوولیت پذیری و درک مشترک و متقابل موضوعات مختلف سیستم های مدیریت ایمنی زیست محیطی و کیفیت در داخل و خارج سازمان، از ویژگی های این سطح محسوب می شود.

 یک مثال کاربردی در این سطح، عملیات جوشکاری است. الزامات کیفیتی روش اجرای جوشکاری در کنار نحوه دفع صحیح مواد زاید جامد و آلاینده ها و همچنین مسایل ایمنی و بهداشتی اپراتور به صورت همزمان تشریح و اجرا می گردد. در این سطح به فرهنگ سازمانی و مشارکت فعال کارکنان تاکید شده است. اثر بخشی سیستم های مختلف در قابل سیستم یکپارچه مدیریت در این سطح به خوبی بروز می کند و البته نیاز به بسترسازی مناسب دارد و کارکنان سازمان می بایست سطوح اول و دوم را به خوبی اجرا و تجربه نمایند تا به درک صحیحی از هدف اصلی سیستم یکپارچه مدیریت برسند. در این سطح مسوولیت های ایمنی بهداشتی و زیست محیطی بخش لاینفک شغل کارکنان محسوب می شود و کارکنان از لحاظ ذهنی این موضوع را کاملا درک کرده و در عمل به اثبات می رسانند.

  

 نتیجه گیری

سطوح اول و دوم IMS  علیرغم مزایای فراوان، از جمله صرفه جویی در هزینه ها از طریق استفاده بهینه از زمان و منابع سازمان، کاهش حجم مستندات، تسهیل و کاهش تعداد ممیزی، افزایش ارتباطات و گردش اطلاعات بین سیستم ها و سهولت در اجرای سیستم ها، تنها می توانند كارایی سیستم ایمنی و بهداشت حرفه ای را افزایش دهند و البته در سطح دوم، سیستم ها به صورت متوازن تر و منسجم تر عمل می كنند. در نتیجه با توجه به ماهیت سطح سوم IMSكه به رویكرد تیم محوری و بسترسازی مناسب جهت شناخت و درك صحیح خواسته ها و الزامات هر یك از سیستم ها در طرح ریزی اجرا و بازنگری یك فرآیند خاص اشاره دارد، تنها راهكار دایمی تعیین شده در جهت افزایش اثر بخشی سیستم مدیریت ایمنی و بهداشت حرفه ای در قالب سیستم های یكپارچه، دستیابی به سطح سوم سیستم یكپارچه مدیریت می باشد.

  

مراجع:

1-Kadir Arifin ,Kadaruddin Aiyub,  Azahan Awang ,   Implementation of Integrated Management System in Malaysia: The Level of Organization’s Understanding and Awareness European, Journal of Scientific Research. 2009, Vol.31 No.2 , pp.188-195.

 

2- Occupational Health and Safety Assessment Series, BS OHSAS 18001, ISBN  978 0 580 594045  ,first published , july 2007.

 

3- S.X. Zeng, Jonathan J. Shi, G.X. Lou , A Synergetic Model for Implementing an Integrated Management System: an empirical study in China, Journal of Cleaner Production. 2007 ,Vol 15, pp.1760-1767.

 

4- Roberta Salomone, Integrated Management Systems: experiences in Italian organizations,Journal of Cleaner Production.2008, Vol 16,  pp. 1786-1806.

 

5- Alena Labodova , Implementing Integrated Management Systems using a risk analysis based approach, Journal of Cleaner Production. 2004, Vol 12, pp.571–580.

 

6- Tine H. Jørgensen , Arne Remmen, M. Dolores Mellado , Integrated Management Systems : three different levels of integration Journal of Cleaner Production .2006,Vol 14, pp.713-722.

 

7- AS/NZS 4581:1999, Management System Integration— Guidance to business, governmentand community organizations, Australian/New Zealand Standard, ISBN 0 7337 2678 X, First Published 1999.

 

 

***

 

1- Plan, Do, Check, Act

2- Integrated Management System

 

خبرنامه

اطلاعات تماسی

تلفن : ۰۲۱۲۲۹۲۴۹۸۷

ایمیل :‌ info [@] safetymmesage [dot] com

درباره پیام ایمنی

فعاليت سايت پیام ایمنی از سال 1382 همزمان با انتشار نشریه پیام ایمنی آغاز گرديد. هدف ما از طراحی اين سايت، ايجاد مرجعی کامل و كارآمد از موضوعات ایمنی، بهداشت، محیط‏ زیست و آتش‏ نشانی، به منظور رفع نياز محققين و علاقمندان در كشور است.


طراحی سایت و طراحی گرافیک توسط استودیو طراحی حاشیه