مدیریت اثر بخش جلسات

حسین ملازینلی، كارشناسارشد كیفیت شركت سایپا

منصور محمودی، كارشناس مسئول كیفیت شركت سایپا

 

مقدمه

یكی از مشكلات عمده سازمان ها، اتلاف وقت و انرژی در جلسات می باشد كه البته با رعایت نكات كلیدی توسط حاضرین در جلسات و با افزایش بازدهی اتلاف انرژی به حداقل خواهد رسید. در مقاله‌ حاضر ابتدا تعریفی‌ از جلسه‌ ارائه‌ می‌شود، سپس‌ ارکان‌ جلسه‌ همراه‌ با وظایف‌ آنها در سه مرحله قبل، ضمن برگزاری و پس از اجلاس تشریح‌ خواهد شد و در نهایت‌ ضمن‌ معرفی‌ موانع‌ و مشکلات‌ جلسات، توصیه‌هایی‌ نیز برای‌ اثربخشی‌ جلسات‌ ارائه‌ خواهد‌شد.

 

تعریف جلسه

«دو یا چند نفر كه برای نیل به یك هدف معین گرد هم جمع‌ شده و به ارائه دیدگاه های خود می‌پردازند» و یا «گروهی از افراد واحدهای مختلف سازمان كه برای انجام وظایف سازمانی مشخصی بطور موقت یا دائم دور هم جمع می‌شوند».

 

اركان یك جلسه

اركان یك جلسه شامل رئیس جلسه و اعضاء هستند و در اكثر موارد یك منشی كه می‌تواند رئیس دفتر مدیر یا فرد دیگری باشد. رئیس جلسه كسی است كه مسئولیت اداره یك نشست را برعهده دارد؛ این فرد اختیار تعیین مقررات برگزاری نشست را دارد و مسئول به اجرا درآوردن قوانین حاكم بر جریان مذاكرات، حفظ نظم و برگزاری موفقیت‌آمیز جلسه است. بهترین جلسات آنهایی هستند كه فقط با حضور افراد مرتبط با موضوع تشكیل می‌شوند و ضمن صرفه‌جویی در وقت و هزینه‌ها، دانش ایشان برای دست‌یابی به یك هدف مشخص مورد استفاده بهینه قرار می‌گیرد.

  

الف) قبل از برگزاری جلسه

90% اقدامات یك جلسه مؤثر قبل از شروع آن می‌باشد.

  

وظایف رئیس جلسه قبل از برگزاری جلسه

 

  • آیا تشكیل جلسه ضرورت دارد؟

 

  • آیا می‌توان كار را بدون تشكیل جلسه و از سایر ارتباطات سازمانی مانند تبادل نامه و یادداشت، تماس تلفنی، ارائه گزارش و یا فاکس انجام داد؟

 

  • ارزش جلسه در مقایسه با هزینه‌های آن چقدر است؟

 

  • آیا اكثر افراد دعوت شونده می‌توانند در جلسه شركت كنند؟

 

اگر بعد از توجه به موارد فوق تشخیص دهید كه تشكیل جلسه ضرورت دارد اقدامات ذیل حائز اهمیت خواهد بود:

 

  • 1- هدف از برگزاری جلسات را بدانیم. هدف از تشكیل جلسه تبادل نظر و اطلاعاتی است که برای خلق یک طرح ضروری است، هدف از تشكیل جلسه ممكن است یكی از موارد ذیل باشد:

 

-         ارائه اطلاعات

-         كسب اطلاعات

-         تصمیم گیری

 

 

  • 2- تعیین موضوع یا موضوعاتی كه قرار است مورد بحث قرار گیرند

 

  • 3- تعیین حدود اختیارات جلسه

  

  • 4- تصمیم گیری در مورد زمان جلسه

 

-         وقت کافی برای آماده شدن اختصاص دهید

 -         برگزاری جلسه را در تاریخ و ساعتی پیش بینی کنید که شرکت کنندگان در دسترس باشند

 -     از برنامه ریزی برای برگزاری جلسات در روزهای تعطیل و تعطیلات طولانی، یا در روزهای اول و آخر هفته و همچنین ساعات اضافه كاری اجتناب کنید

 -         جلسات صبح به مراتب پربارتر از جلسات آخرین ساعات روز است

  

  • 5- تصمیم گیری در مورد مدت زمان جلسه

 

-         مدت زمان را براساس رسیدن به هدف و حصول نتایج تنظیم كنید. 

  

  • 6- تصمیم گیری در مورد مكان برگزاری جلسه

 

-         مکانی بیابید که راحت و نزدیک باشد

 -         یک نقطه بی طرف انتخاب کنید

 -         نسبت به سیاست بازی حساس باشید

 -         تسهیلات لازم و مناسب را در نظر بگیرید

  

  • 7- تصمیم گیری در مورد مدعوین و تعدادشان و آماده سازی آنها را برای جلسه همیشه به یاد داشته باشید كه بهترین جلسات آنهایی هستند كه فقط با حضور افراد مرتبط با موضوع تشكیل می‌شوند

 

-         چه نوع جلسه ای را برگزار می كنید؟

 -         چه کسانی را باید دعوت كنید؟

 

 8- مطالعه موضوعاتی كه قرار است در جلسه مطرح شوند

 9- مطالعه و بررسی در خصوص افرادی كه قرار است در جلسه حاضر شوند

  

وظایف منشی یا دبیر جلسه قبل از برگزاری جلسه

 

-         منشی مسئول نظم و ترتیب جلسه است گاهی وی مسئولیت پذیرایی را نیز بر عهده دارد.

 -         قبل از برگزاری جلسه تمامی اسناد و مدارك را كه رئیس جلسه نیاز دارد مهیا كند یا در صورت لزوم برای اعضاء ارسال نماید

 -         استفاده از وسایل صوتی تصویری، به کار بردن وسایل صوتی تصویری در جلسه مستلزم رعایت سه مرحله است:

 

  • سازماندهی
  • تدارک و آماده سازی
  • اجرا     

 

 

وظایف اعضاء جلسه قبل از برگزاری جلسه

 

1) موضوعات مورد بحث در جلسه را مطالعه كنند و اگر ضرورت دارد نظرات شركت یا واحد خودشان را جویا شوند.

 2) در مورد رئیس جلسه، طرز فكر و رفتارهای خاص وی اطلاعات كسب نمایند.

 3) سایر اعضاء جلسه را مورد بررسی قرار دهند.

 4) به دنبال پیدا كردن روشی باشند كه براساس آن بتوانند عقایدشان را به دیگران بقبولانند.

  

ب) در زمان برگزاری جلسه

 

  • وظایف رئیس جلسه در طول برگزاری جلسه

 

1- مدیریت زمان

 

-         گردونه اجلاس را در گردش نگهدارید

-         چشم به ساعت داشته باشید

-         سؤال های خود را از قبل بدانید

-         ارتباط موضوعات و مباحث را حفظ کنید

-         همچنانکه جلسه را پیش می برید، جمع بندی کنید

  

2- مدیریت جریان بحث و گفتگو

 

-         افراد پرحرف را كنترل كنید

-         افراد كم حرف را به صحبت كردن وادار كنید

-         از افراد كمرو حمایت كنید

-         برخورد عقاید را تشویق كنید

-         مواظب واكنش فردی كه عقیده‌اش پذیرفته نشده، باشید

-         بعد از آنكه افراد نظرشان را گفتند، نظر افراد ارشدتر جلسه را بپرسید

-         بحث و گفتگو در مورد راه‌حل هایی كه در مورد آن توافق كرده‌اید را خاتمه دهید

  

3- مدیریت اعضاء جلسه

 

-         به دور از هرگونه تعصب وارد جلسه شوید

-         جلسه را با لبخند و سلام آغاز کنید

-         شرکت کنندگان را معرفی کنید

-         قوانین را مبنا قرار دهید

-         تفاوت های موجود افراد را محترم بشمارید و این تفاوت ها را به کار بگیرید

-         استعداد و مهارت فردی اشخاص را شناسایی کنید

-         از افراد ذیصلاح در موقع لزوم تقدیر کنید

-         آماده پذیرش اعتراض دیگران باشید

-         در نحوه شکل استقرار شرکت کنندگان دقت نمایید

-         به اشاره ها توجه نشان دهید

-         کلیه آراء و حقایق را جمع آوری و سپس ارزیابی کنید

-         بر نتیجه گیری و اقدام تاکید کنید

-         با جمع ارتباط برقرار کنید

-         در مباحثات، توازن را رعایت کنید

-         مشاجرات را متوقف کنید

-         خود را گرفتار شوخی بیجا نسازید

-         صمیمی باشید

-         در پی تفوق و تسلط بر مذاکرات نباشید

-         شرکت کنندگان را کلافه نکنید

-         صحبت دیگران را قطع نکنید مگر در موارد خاص

-         از برخوردهای شخصی بپرهیزید

-         تنها برای اینکه نظری ارائه شود اصراری بر مشارکت شرکت کنندگان نداشته باشید

-         اعضاء به شرکت فعال تشویق كنید

-         در جستجوی فرصت هایی برای جذب هر چه بیشتر مشارکت افراد در بحث باشید

-         از هر فرصتی برای بسط موضوع مورد بحث استفاده کنید

-         از تخصص افراد برای افزایش مشارکت استفاده کنید

 

 

4- مواجهه با وضعیت های دشوار      

مشکل، عبارت است از امر یا شرایطی که برای شما به عنوان مدیر جلسه مانعی ایجاد می کند و شما را از رسیدن به هدف جلسه باز می دارد. حواس پرتی، تاخیر، بی حالی، خستگی، هیجانات نامناسب و بیجا، هر یک موانعی است که می تواند روند جلسه را مختل کند و پیشبرد برنامه شما را با مشکل روبه رو سازد. در ذیل مواردی از مشکلات معمول و برخی شیوه های مناسب برای آنها را مرور می کنیم.

 

- پچ پچ گران: گروهی از افراد بی توجه به نظم جلسه، در ضمنی که یکی از حاضران مشغول سخنرانی یا طرح نظر خویش است، در حال گپ و صحبت یا گفتگوی درگوشی با یکدیگرند.

راه حل ساده این است که جلسه برای لحظاتی متوقف شود تا «پچ پچ گران» صحبت هایشان را تمام کنند یا دست کم پیامی به آنها داده شود که سکوت آنها موجب امتنان است. یک نگاه معنی دار نیز بعضی اوقات همان کار را خواهد کرد.

 

 

- پرچانگان: این گروه افرادی با حسن نیت هستند که هر چند نظرات بسیاری برای ارائه دارند، اما بدون آنکه در سخنان خویش ساماندهی و ترتیب و انسجامی را رعایت کنند، برای عرضه نقطه نظرات خود ناگزیر به تکرار مکررات می شوند.

راه حل این است که در جستجوی فرصت مناسبی باشید تا محترمانه رشته کلام را قطع کنید.

  

- اصرارورزان: برخی افراد به صرف داشتن عقیده ای خاص و اصرار فراوان برای اثبات آن بدون در نظرگرفتن میزان ارتباط آن نظریه به موضوع مورد بحث، موجبات زجر و ناراحتی دیگران را فراهم می آورند.

راه حل این است که بگذارید حرفش را بزند ولی مودبانه به او بی اعتنایی کنید. اگر باز هم ادامه داد از فرصت استفاده و دیگران را نیز درگیر بحث نمایید. از آن فرد یکدنده تشکر نمایید و از دیگران بخواهید نظر خود را ارائه دهند.

 

 - خودخواهان: این گروه می پندارند درباره هر موضوع صاحب نظرند و هیچگاه ساکت نمی شوند. در هر زمینه ای خود را متخصص می دانند.

راه حل این است که نظر و دیدگاه آنان را با دیگر صاحبنظران روبرو سازید.

  

- بی نظم ها: کسانی که با تاخیر وارد جلسه شده و موجب حواس پرتی دیگران می شوند و حرکت جلسه را حتی برای لحظاتی به عقب برمی گردانند.  

با چنین افرادی سریعا برخورد کنید، سپس توجه وی را به فهرست دستور جلسه و محورهای مورد بحث آن جلب و توصیه کنید.

  

- رئیس گونه ها: ملال انگیزترین وضعیتی است که پیش می آید. جلسه به خوبی پیش رفته و درباره همه چیز مذاکره شده است و حاضرین در حال جمع بندی و حصول نتایج هستند که رئیس از راه می رسد و نظر دیگری ارائه می دهد و نقطه نظرات محو می شود.

راه حل این است که با قاطعیت عمل کنید و به قضاوت خود اتکا کنید و از پافشاری مجدد بر نقطه نظرات فراهم آمده از مشارکت اعضای جلسه دریغ نورزید. بایستی از شرکت کنندگان بخواهید تا نظر خود را ابراز کنند تا اینکه نظرات رئیس گونه ها را بی پاسخ نگذاشته باشند.

  

- افراد خاموش: وجود شرکت کنندگان خاموش و بدون عقیده و ایده در یک گردهمایی همانند زخمی بر دل رئیس جلسه زجرآور و وحشت زاست.

 

- بن بست: این حالت موقعی پیش می آید که گفت و گوها بی آنکه به نتیجه و دستاوردهایی نزدیک شود، همه را در یک بن بست گرفتار می کند. حرف های تکراری رد و بدل می شود بی آنکه سودی داشته باشد و گره ای بگشاید.

راه حل، در این موقع بهتر است با اقدام به مروری بر خلاصه اهم مطالب و محورهای مورد بحث به حل مشکل بپردازید. از هیچکس نخواهید به شرح موضوع بپردازد و یا با شما موافقت کند. سپس نظر افراد را سؤال کنید. اگر همه تلاش ها با شکست مواجه شد بهتر است جلسه را خاتمه دهید و برای جلسه دیگری برنامه ریزی کنید.

  

- نقطه کور: آن وقتی است که حوصله ها سرآمده و نهایت خستگی و زمان کسالت افراد فرا رسیده است. حاضران بیقرار و فاقد بهره وری هستند. هیچ مجالی برای دستیابی به هدف و نتیجه گیری از جلسه فراهم نیست.

راه حل، یک بازنگری سریع ذهنی ضروری است. در چنین موقعیتی نخستین قدم یک تنفس کوتاه است. وقتی جلسه بار دیگر آغاز شد، به موضوع مورد بحث در جلسه باز گردید و زمینه ای را فراهم آورید تا هرکس شخصا در جریان مباحث قرار گیرد. سعی کنید تمامی حاضران از اهمیت جلسه و ربط آن به سازمان و موسسه تان و برنامه ای که در پیش است مطلع شوند و سپس نقش فردی خود را در این مسئله به روشنی بیابند.

  

  • وظایف منشی جلسه در خلال جلسه

 

-         توزیع دستور جلسه

-         مراحل برگزرای جلسه را به خاطر سپرده و رعایت كند

-         خوب گوش کند و همه چیز را به دقت ثبت نماید

-         نگارش صورتجلسه

  

  • وظایف اعضاء حین جلسه

 

-         تکلیف اولیه خود را انجام دهند

-         بیان نظرات به طور واضح و متقاعد كردن دیگران

-         پذیرفتن نظرات بهتری كه از سوی اعضاء دیگر ارائه می‌شود

-         نشان دهند که خواستار مشارکت همه هستند

-         پرسیدن سؤالات درست و مناسب

 

ج) بعد از جلسه:

 

  • وظایف رئیس بعد از جلسه

 

-         مطالعه صورتجلسه

-         مشخص كردن نكات اصلی

-         نوع كار و زمان انجام كار افرادی كه بر اساس مصوبات جلسه كاری باید انجام دهند مشخص شود

-         پیگیری مصوبات

-         ارزیابی جلسه

  

  • وظایف منشی بعد از جلسه

 

- تنظیم صورتجلسه

- روشن كردن اجزاء اصلی صورتجلسه

  

  • وظایف اعضاء جلسه بعد از جلسه

 

-         كاری كه بر عهده آنها واگذار شده است باید دنبال انجام آن باشند

-          اگر برای هر اقدامی زمان تعیین شده باشد افراد خود را متعهدتر به انجام آن كار بدانند

  

رهنمودهایی برای ایجاد بحث و گفتگوی مؤثر

 

1)      دیدگاه ها و نظرات گوناگون را شرح و بسط دهید

2)      واقعیات، اطلاعات و تئوری های مربوط را فهرست كنید

3)       برای روشن‌سازی سؤال كنید

4)       عقاید مخالف را روشن سازید

5)       بدنبال یافتن اطلاعات جدید باشید

6)       عقاید و دیدگاه های مخالف را به بحث بكشید

7)      مجددا اعتماد خود را نسبت به فردی كه دیدگاه مخالف داشته است مورد تاكید قرار دهید

8)      نقاط قوت بحث های مخالف را تعیین كنید

9)      فقط هنگامی كه با شواهد مناسب مواجه شدید، فكر و نظرتان را تغییر دهید

10)    اطلاعات و استدلال های متفاوت را تركیب كنید

11)    راه‌حل های جایگزین (Alternative Solutions) ایجاد كنید

12)    بر راه حلی كه از دیدگاه های مختلف معتبر تشخیص داده شده است، توافق كنید

  

آفت هایی در بحث و گفتگو

 1)      اینكه فرض كنید نظرتان بهترین است

2)       اینكه بخواهید به هر قیمتی درستی نظرتان را ثابت كنید و تصور كنید كه نظرتان بایستی مورد قبول واقع گردد

3)       اینكه اظهار نظر مخالفان در مورد عقایدتان را حمله به خود فرض كنید

4)       اینكه نقاط ضعف نظرتان را نپذیرید

5)       اینكه تظاهر به گوش دادن به دیگران كنید

6)       اینكه به منظور سست كردن اعتقاد دیگران برای نپذیرفتن راه حل آن فرد خاص به استهزاء افراد بپردازید

7)       اینكه بوسیله شیفته ساختن و اغراق كردن سعی در جلب نظر افراد نسبت به دیدگاهتان داشته باشید

8)       اینكه پذیرفتن عقاید دیگران را به عنوان نشانه‌ای از ضعف تلقی كنید

  

جمع بندی و نتیجه گیری

 جمع بندی یک جلسه فرایندی سه مرحله ای است:  

 

-         آماده سازی گروه جمع بندی

-         خلاصه کردن نتایج و تصمیمات

-         قدردانی از کارهای انجام شده     

 

 

رأی گیری و ارزیابی جلسه

 

-         ارزیابی از هر چیز به عنوان بخش تکمیل کننده آن است

 -         هسته مرکزی ارزیابی، مروری است که می توانید به طور خلاصه از روند برگزاری جلسه و سرانجام و نتایج آن ارایه دهید

 -     مؤثرترین راه در ارزیابی جلسه، استفاده از فهرست و ردیف کارهایی است که در برنامه ریزی شخصی جلسه پیش بینی کرده بودید. در تعیین و بررسی این نکته که تا چه حد می توانید جلسه تان را متفاوت از آن چه برگزار شد برگزار کنید، حتما جامع نگر و دقیق باشید

  

تهیه صورتجلسه

 

هدف از گزارش نهایی: گزارش نهایی هر جلسه خلاصه ای از روند برگزاری جلسه است که شامل تصمیمات اتخاذ شده و اقدامات آتی می شود که شامل چند نکته است:

 

-         ثبت و ضبط کتبی مباحثات اجلاس

-         تسهیل پیگیری موارد مهم

-         گزارش نهایی

 

گزارش پایانی باید ضمن دربرگرفتن نظرات شما و ملاحظات مربوطه و اصلاحات لازم، تا جایی که امکان دارد کوتاه ولی گویا و قابل بسط باشد. باید حتی الامکان جذاب، گیرا و قابل درک بنویسید.

  

منابع‌

1 - الگوهایی‌ برای‌ تنظیم‌ وقت‌ مدیریت، حقیقی، علیمردانی، انتشارات‌ موسسه‌ فرهنگی‌ نشر عالم.

2 - چگونه‌ جلسات‌ را اداره‌ کنیم، دویل، استراوس، ترجمه‌ فلورا سلطانی‌ تیرانی، انتشارات‌ سازمان‌ مدیریت‌ صنعتی.

3 - دستنامه‌ مدیران، رضایی‌نژاد، انتشارات‌ موسسه‌ خدمات‌ فرهنگی‌ رسا.

4 – روش های‌ موثر در اداره‌ جلسات، هینز، ترجمه‌ مهدی‌ ایران‌نژاد پاریزی، انتشارات‌ مرکز آموزش‌ بانکداری.

 

 

خبرنامه

اطلاعات تماسی

تلفن : ۰۲۱۲۲۹۲۴۹۸۷

ایمیل :‌ info [@] safetymmesage [dot] com

درباره پیام ایمنی

فعاليت سايت پیام ایمنی از سال 1382 همزمان با انتشار نشریه پیام ایمنی آغاز گرديد. هدف ما از طراحی اين سايت، ايجاد مرجعی کامل و كارآمد از موضوعات ایمنی، بهداشت، محیط‏ زیست و آتش‏ نشانی، به منظور رفع نياز محققين و علاقمندان در كشور است.


طراحی سایت و طراحی گرافیک توسط استودیو طراحی حاشیه