معرفی یک متد کمی برای ممیزی سیستم مدیریت سلامت، ایمنی و محیط زیست (HSE)

سیامک صنوبری و حجت ا.. گگونانی

کارشناسان ارشد مهندسی بهداشت حرفه ای، شرکت سلامت زیست لیانا

 

 

چکیده:

بررسی های انجام شده در خصوص روش های مختلف ممیزی و اجرای آنها در سیستم مدیریت سلامت، ایمنی و محیط زیست، مشکلاتی مانند کیفی بودن نتایج، عدم تطبیق با شرایط موجود، استفاده از پرسشنامه هایی که در تکمیل آن سلایق مختلف نقش عمده ای دارند، عدم تامین نیاز واقعی مدیران و متخصصین HSE، عدم امکان بهره برداری مناسب از نتایج، ارائه نتایج کلی و بدون اشاره کامل به جزئیات، عدم توجه به عوامل جانبی موثر بر سیستم، زمان نسبتا زیاد لازم برای انجام ممیزی، ایجاد مزاحمت و تداخل در سیستم موجود در هنگام ممیزی، عدم هماهنگی مناسب با تیم های مختلف مرتبط در اجرای ممیزی و... را نشان می دهد.

 شرکت سلامت زیست لیانا با هدف کاهش/حذف مشکلات فوق اقدام به طراحی مجدد نظام اولیه ممیزی با تفکر مبتنی بر حذف و یا کاهش مشکلات موجود نمود که نتیجه امر اتخاذ روشی مناسب و  متناسب برای ممیزی اولیه و دوره ای گردید. این روش مبتنی بر آخرین استانداردهای جهانی و قوانین کشوری و با تاکید بر اجرایی و مفید بودن نتایج می باشد.

 مهمترین محاسن این روش علاوه بر بومی بودن و کارآئی بالای آن،  امکان ارائه نتایج کمی و نیز امکان ارائه نتایج کلی و جزیی بصورت توامان می باشد. مدیران رده های بالای سازمان به راحتی می توانند وضعیت موجود در هر کدام از شاخه های اصلی HSE را با یک مطالعه مختصر دریافت نمایند که این امر در هنگام مقایسه نتایج بین گروه های مختلف و مشابه (مانند فازهای مختلف و یا قسمت های مختلف) و همچنین در زمان های مختلف (نتایج ممیزی های دوره ای) کاملا مفید و موثر می باشد.

  کلمات کلیدی: ممیزی کمی سیستم مدیریت HSE،

 

مقدمه:

در سومین جزء مکعب مدیریت یک سیستم، ممیزی سیستم به لحاظ برآورد تطبیق سیستم با اهداف و میزان دسترسی به آنها قرار گرفته که در واقع خط کش و مقیاس سنجش کارآیی سیستم اجرا شده، نقاط ضعف و قوت و زیربنای اقدامات اصلاحی و یا بهینه سازی آتی در سیستم می باشد.

 نتایج حاصل از ممیزی به مدیریت ارشد کمک می کند تا میزان واقعی دستیابی به اهداف و برنامه های از پیش تعیین شده را مشخص نموده، از نحوه اجرای سیستم اطلاعات کاملی دریافت نماید تا براساس آن برنامه ریزی های مناسب آتی را انجام دهد.

 یک ممیزی خوب می تواند راهنمای مناسبی برای مدیریت باشد و برعکس یک ممیزی نامناسب می‎تواند با ارائه اطلاعات نادرست به گمراهی مدیریت و اجرای برنامه های نادرست بینجامد که از پیامدهای آن انجام تغییرات نادرست و هدایت نامناسب سیستم را می توان نام برد.

 این روش مبتنی بر آخرین استانداردهای جهانی و قوانین کشوری و با تاکید بر اجرایی و مفید بودن نتایج می باشد. مهمترین محاسن این روش علاوه بر بومی بودن و کارآئی بالای آن، امکان ارائه نتایج کمی و نیز امکان ارائه نتایج کلی و جزیی بصورت توامان می باشد. مدیران رده های بالایی کارفرما به راحتی می توانند وضعیت موجود در هر کدام از شاخه های اصلی HSE را با یک مطالعه مختصر دریافت نمایند که این امر در حالت مقایسه های نتایج بین گروه های مختلف و مشابه (مانند پروژه های مختلف و یا قسمت های مختلف) و همچنین در زمان های مختلف (نتایج ممیزی های دوره ای) کاملا مفید و موثر می باشد.

 

ممیزی مناسب چیست؟

سوالی بسیار اساسی که بایستی قبل از هرگونه برنامه ریزی، پاسخ مطلوبی برای آن یافت چرا که پایه اولیه ممیزی است. در کل، ممیزی مناسب است که بر اساس اهداف از پیش تعیین شده در اجرای سیستم طراحی گردد، در طراحی و اجرای آن از افراد با دانش و تجربه مناسب قبلی در اجرای موفق سیستم های مشابه استفاده شود، بتواند نتایج کاربردی ارائه نماید، بتواند هم نتایج تخصصی و هم نتایج مدیریتی جهت استفاده مدیران و متخصصین فراهم نماید، با برنامه ریزی اصولی پیش رود، کلیه اجزای سیستم را مورد ممیزی قرار دهد، از امکان بروز هر گونه اشتباه فردی و سیستماتیک و حتی تاثیر سلیقه های شخصی ممانعت بعمل آورد، از یک سازمان مناسب استفاده نماید، حتی الامکان نتایج را بصورت کمی ارائه نماید، بتواند نتایج کلی را ارائه نماید و در عین حال قابلیت استنتاج نتایج ریز هر کدام از پارامترهای موثر بر سیستم را داشته باشد.

 قابلیت برنامه ریزی و تکرار در دوره های زمانی مختلف را داشته باشد، قابلیت استفاده در کلیه سیستم های مشابه را داشته باشد، زمان زیادی برای انجام آن و استخراج نتایج مربوطه صرف نگردد، مانع انجام فعالیت رایج نگردد، خود ممیزی فرصتی برای انتقال دانش و تجربه تیم ممیز به سیستم باشد، براساس استانداردهای جهانی و کشوری تدوین شده باشد، مناسب و متناسب با فرهنگ و رفتارهای بومی و کشوری باشد، به زبان هر چه ساده تر و قابل فهم تر و رایج در سیستم ممیزی شونده باشد، نتایج مربوطه در همه زمانها قابل استناد و استفاده باشد، بتواند مقایسه ای مناسب بین ممیزی های مختلف در دوره های زمانی و یا پس از تغییرات مهم و با هدف ارزیابی کارائی تغییرات ارائه نماید، توجه و پوشش کلیه عوامل جانبی و تاثیر گذار و عوامل تاثیرپذیر داشته باشد، اولویت در زیرمجموعه های سیستم را با توجه به اهمیت آنها در هر مجموعه مد نظر قرار دهد، حتی الامکان مختص فعالیت خاصی طراحی گردد، از افرادی خارج از مجموعه برای ممیزی استفاده نماید، تیم ممیزی آمادگی ارائه خدمات مشاوره ای و یا ارائه توضیحات بیشتر به سیستم ممیزی شونده و مدیران و متخصصین آن را داشته باشد، امکان خود کنترلی در ممیزی و تعیین خطاهای کاری در ممیزی را داشته باشد، محاسبات عادی جهت اجتناب از اشتباهات فردی توسط کامپیوتر انجام گیرد.

  

ممیزی سیستم های HSE:

سیستم های HSE ویژگی های خاصی دارند. سیستمی که بایستی در ارتباط با عوامل انسانی، مادی، فیزیکی و زیست محیطی باشد. سیستمی که در ارتباط با کلیه فعالیت های HSE می باشد، سیستمی که دارای حیطه زمانی از اولین مرحله کار یعنی انجام بررسی های لازم جهت اطمینان از منطقی بودن اجرای پروژه شروع شده و تا آخرین مرحله برچیدن تاسیسات و تبدیل کاربری به کاربری دیگر ادامه دارد و سیستمی که در کلیه زیر مراحل شامل برنامه ریزی، طراحی، آماده سازی، اجرا، پیش راه اندازی، راه اندازی، تولید، تعمیرات و نگهداری همراه با کار می باشد و در کلیه شرایط غیر عادی نقش اول را در رفع بحران بر عهده دارد، در مجموع از HSE سیستمی ویژه ساخته است که دارای پیچیدگی های فراوان بوده و توجه خاصی را در کلیه مراحل برنامه ریزی، اجرا، ممیزی و اصلاحات می طلبد. در حقیقت ممیزی سیستم HSE ممیزی یک سیستم کنترلی است.

 

جمع بندی:

توجه به موارد فوق و اهمیت HSE در صنایع، سازمان ها و موسسات لزوم ایجاد، گسترش و بهینه سازی یک سیستم مناسبHSE  را نشان می دهد. سیستمی که با اتکاء به دانش، تجربه، و توانمندی پرسنلی، تجهیز به امکانات مناسب، راهبری مطلوب و همکاری همه جانبه بتواند به سازمان اجازه بالندگی کامل را بدهد.

 چنین سیستمی احتیاج مبرم به ممیزی وسیع، دقیق و مناسب در دوره های مناسب زمانی و شرایط خاص دارد تا با استفاده از نتایج حاصله بتوان از عملکرد صحیح سیستم اطمینان حاصل نموده، نقاط قوت را شناسایی و تقویت نمود و با آگاهی به نقاط ضعف در اصلاح آنها کوشید. ممیزی سیستم های HSE بایستی موشکافانه کلیه ابعاد این سیستم پیچیده را در دو نوع گزارش کلی و گزارش اختصاصی ارائه نماید تا مدیریت با دریافت اطلاعات کلی در خصوص کلیات سیستم و متخصصین با استناد به گزارش های اختصاصی در جزئیات سیستم دقیقتر شده، در راستای بهینه سازی آن تلاش نمایند.

 در شرایط عادی، بهتر این است که ممیزی ها هر شش ماه تکرار گردد و در صورتیکه نیاز به تغییر اساسی در سیستم وجود دارد و یا تغییری اساسی صورت گرفته باشد، با هدف ارزیابی تاثیر این تغییرات نیز صورت گیرد.

 

اصول ممیزی سیستم HSE:

شرکت سلامت زیست لیانا با توجه به رسالت کاری تعریف شده خود و بهره مندی از افراد متخصص و باتجربه بخصوص در پروژه های نفت، گاز و پتروشیمی بعنوان یکی از شرکت های پیشرو در ارائه خدمات تخصصی HSE در پروژه ها، خدمات خود را به گروه های مختلف مربوطه ارائه می نماید. در این راستا و با هدف بررسی عملکرد سیستم های HSE، این شرکت برنامه ریزی هدفمند برای انجام ممیزی های اصولی، فنی و کارآمد از سیستمهای HSE را از سال 1388 شروع نمود. پایه اولیه ممیزی ها، شناسایی کامل اجزا و فعالیت های HSE، بررسی کلیه روش های معتبر بین المللی، بررسی قوانین و مقررات کشوری و جهانی، بررسی تجربیات قبلی و مشابه، برگزاری جلسات تخصصی با متخصصین مربوطه، برنامه ریزی مقدماتی و سپس اقدام به طراحی نظام ممیزی است.

 در بررسی های انجام شده مشکلاتی در روش های مختلف ممیزی و اجرای آنها در پروژه ها مشخص گردید. مشکلاتی مانند کیفی بودن نتایج، عدم تطبیق با شرایط موجود، استفاده از پرسشنامه هایی که در تکمیل آن سلایق مختلف نقش عمده ای دارند، عدم تامین نیاز واقعی مدیران و متخصصین پروژه ها، عدم امکان بهره برداری مناسب از نتایج، ارائه نتایج کلی و بدون اشاره کامل به جزئیات، عدم توجه به عوامل موثر جانبی بر سیستم، زمان نسبتا زیاد لازم برای انجام ممیزی، ایجاد مزاحمت و تداخل در سیستم موجود در هنگام ممیزی، عدم هماهنگی مناسب با تیم های مختلف مرتبط در اجرای ممیزی و... .

 گروه ممیزی با هدف کاهش/حذف مشکلات فوق اقدام به طراحی مجدد نظام اولیه ممیزی نمود که نتیجه امر اتخاذ روشی مناسب و  متناسب برای ممیزی اولیه و دوره ای گردید.

 روش مشاهده و نتیجه گیری روشی است که در سیستم ممیزی طراحی شده توسط شرکت سلامت زیست لیانا مد نظر قرار گرفت (روش متداول برای ممیزی). در این روش کلیه آیتم های مهم و موثر بر HSE با تمرکز بر روی پروژه های منطقه پارس جنوبی تعیین گردیده، در گروه های مرتبط قرار گرفته بر حسب اهمیت و اولویتشان مطرح گردیدند.

 در کل مجموعه و جهت دستیابی به کمیت موجود، امتیاز 100 بعنوان حداکثر امتیاز موجود در نظر گرفته شد. پیش بینی گردیده است پس از انجام ممیزی، هر کدام از گروه های ممیزی شونده براساس شرایط و مناسبت کاری موجود، عددی بین 0 تا 100 را کسب نمایند. بدیهی است هر چه عدد حاصله به سمت 100 میل کند، نشاندهنده وضعیت بهتر سیستم HSE موجود می باشد.

ممیز با شناسایی افراد متخصص هر بخش اقدام به بازدید از محل های مربوطه، بررسی مدارک و مستندات، بحث و تبادل نظر با افراد مطلع و آگاه، مشاهده عینی شرایط و اقدامات و نتیجه گیری کلی نموده، نتایج حاصله را در فرم مربوطه ثبت می نماید.

 جهت اجتناب از پاسخ های کلی، فرم بصورت کمی طراحی گردیده است. ممیز/ممیزین در خصوص هر کدام از مسایل، پس از انجام بررسی های لازم عددی بین صفر تا 100 را در نظر گرفته و به گزینه مورد نظر اختصاص می دهند (با توجه به نمودارها و جداول راهنما).

 

 

نحوه تدوین فرم های ممیزی:

فرم های ممیزی بصورت کمی و کیفی با هدف پوشش کامل کلیه موارد تاثیر گذار بر عملکرد سیستم HSE طراحی گردیده است. در تهیه این فرم ها، کلیه نکات ضروری طراحی یک فرم مناسب از قبیل جامع بودن، کارآیی مناسب، سهولت استفاده، تاثیر حداقلی سلایق شخصی، امکان ارائه اطلاعات مناسب، ارائه اطلاعات کمی و کیفی، ارائه اطلاعات کلی و جزیی، تست خطا و.... رعایت گردیده و تلاش شده است با کمترین خطای ممکن بتوان به نتایجی واقعی و مفید دست یافت.

 ممیزی به دو بخش سیستم اصلی HSE و سیستم های حمایتی HSE تقسیم بندی گردید. چرا که این دو در مقوله های جداگانه ای قرار داشته و تامین تجهیزات حمایتی در مقایسه با نحوه ارائه خدمات HSE می تواند بصورت مجزا مورد بررسی قرار گیرد، هر چند تامین امکانات مناسب حمایتی در کیفیت ارائه خدمات HSE و بخصوص در شرایط اضطراری نقش بسیاری را دارا است. این نوع تقسیم بندی علاوه بر تمرکز بر نحوه تامین خدمات حمایتی، نحوه فعالیت HSE و در حقیقت HSE Management  را بصورت مجزایی از نحوه تامین تجهیزات مورد بررسی قرار می دهد.

  

امتیاز دهی:

نحوه امتیاز دهی به این ترتیب است که هر کدام از سیستم های حمایتی و اصلی HSE دارای 100 امتیاز کل می باشند که این امتیاز کل در گروه های اصلی تابعه توزیع می گردد. گروه های اصلی شامل فعالیت ها و وظایف عمده محوله می باشند و نحوه توزیع امتیاز براساس نقش و اولویت گروه نسبت به کل وظایف می باشد. مثلا در بخش خدمات حمایتی 18% امتیاز به بحث مدیریتی و نقش مدیریت در تامین نیازهای این بخش و نحوه حمایت از فعالیت های HSEتخصیص یافته است و یا در بخش فعالیت های اصلی، بهداشت با اختصاص 17% امتیازها نقش و اهمیت خود را نشان می دهد.

 هر کدام از گروه های اصلی به زیرگروه های خود تقسیم می گردند. این زیرگروه ها در حقیقت فعالیت های مورد نیاز در هر کدام از واحدها است مثلا در بخش محیط زیست مباحث آلودگی هوا، آب، خاک، آلودگی صوتی، فاضلاب های صنعتی و انسانی، جمع آوری، نگهداری و دفع مناسب زباله مطرح می باشند.

 امتیاز اختصاص یافته به هر کدام از گروه های اصلی براساس اهمیت و اولویت زیرگروه ها به آنها اختصاص داده می شود. مثلا در بحث محیط زیست آلودگی هوا 3 امتیاز و آلودگی خاک یک امتیاز از 10 امتیاز این بخش را به خود اختصاص می دهند چرا که به عنوان نمونه در فعالیت های پروژه های منطقه پارس جنوبی احتمال، شدت و وسعت آلودگی های هوا به مراتب بیشتر از آلودگی های خاک بوده است.

 در هر کدام از زیرمجموعه ها، کلیه فعالیت ها در قالب سوالاتی قابل بررسی مطرح گردیده اند. امتیاز هر کدام از زیرگروه ها نیز بر حسب اولویت ها و اهمیت سوالات بین آنها تقسیم گردیده است. بعنوان مثال در بحث بهداشت آب و یخ، سوالاتی مانند اطمینان از محل تامین آب و یخ، تهیه و بررسی نتایج فیزیکی و شیمیایی آب و یخ، تهیه، نگهداری، شستشو و ضد عفونی نمودن مخازن مربوطه، تست روزانه کلر باقیمانده و PH آب و یخ پرسیده می شوند. هر کدام از سوالات بخشی از امتیاز زیرگروه را به خود اختصاص داده اند که این امتیاز در ستون ضریب مشخص گردیده است. مثلا سوال تامین آب از منابع مطمئن دارای امتیاز 0.2 است که در قسمت ضریب اعلام گردیده است.

 ممیز با بررسی کلیه مستندات و مشاهدات عینی، امتیازی بین وجود ندارد (0) تا عالی (100) را به هر کدام از سوالات می دهد. این امتیاز ارائه شده توسط ممیز در ضریب اختصاص یافته به سوال مربوطه ضرب شده و امتیاز کل سوال را مشخص می نماید که در ستون امتیاز اعلام می گردد. جهت اجتناب از اشتباهات محاسباتی، کلیه این محاسبات پس از وارد نمودن امتیاز و یا انتخاب ممیز، بصورت کامپیوتری و اتوماتیک محاسبه و درج می گردد، لذا هر گونه اشتباه محاسباتی در هر کدام از مراحل در مقایسه های عددی و درصدی و همچنین مقایسه های زیرگروهی و کلی قابل تشخیص و رفع می باشد.

 در پاره ای از موارد سوال و یا زیرمجموعه ای در محل مورد بازدید وجود ندارد مانند حفاری در سکوها، در این حالت امتیاز سوال و یا زیر مجموعه به صورت درصدی به بقیه سوالات و یا زیرمجموعه ها اختصاص داده شده و امتیازات اصلاح می گردد.

 جمع امتیازات هر کدام از زیرمجموعه ها در قسمت انتهایی هر زیرمجموعه بصورت عددی و درصدی محاسبه و درج می گردد. همزمان این اعداد و درصدها در صفحه اصلی و کلی نتایج نیز درج می گردند.

 جمع امتیازات هر کدام از گروه های اصلی ـ که در حقیقت جمع امتیازهای زیرگروه های آن گروه می باشد ـ بصورت اتوماتیک محاسبه و در بخش نهایی هر گروه اصلی و همچنین در صفحه نتایج کلی درج می گردد که به دو صورت عددی و درصدی است. نیز جمع نتایج کلیه گروه های اصلی بعنوان نتایج هر بخش محاسبه و اعلام می گردد که به دو صورت درصدی و عددی است.

 یکی از نتایج بسیار مهمی که می توان از مقایسه این دو مجموعه گرفت کارآیی سیستم مدیریت HSE در استفاده از امکانات موجود است بدین ترتیب که به عنوان مثال:

 

  • اگر امتیاز خدمات حمایتی بیشتر از امتیاز مدیریت HSE باشد، می توان استنباط نمود که مدیریت HSE استفاده مناسبی از امکانات بعمل نیاورده است.

 

  • اگر امتیاز خدمات حمایتی معادل امتیاز مدیریت HSE باشد، می توان استنباط نمود که مدیریت HSE از امکانات استفاده مناسبی بعمل آورده است.

 

  • اگر امتیاز خدمات حمایتی کمتر از امتیاز مدیریت HSE باشد، می توان استنباط نمود که مدیریت HSE علیرغم عدم تامین تجهیزات مناسب، توانسته است با مدیریت مطلوب، حداکثر استفاده را از امکانات موجود بعمل آورد و این سیستم نیازمند تامین تجهیزات بیشتر و متناسب با سطح سیستم مدیریت HSE  ارائه شده می باشد.

 

 جدول توزیع امتیازات:

توزیع امتیازات در سیستم های اصلی و حمایتی HSE به تفکیک آیتم های اصلی به شرح جدول زیر می باشد:

  

سیستم

ردیف

گروه

درصد امتیاز

سیستمهای اصلی HSE شامل:

-         مدیریت

-         سلامت

-         ایمنی

-         آموزش

-         مستندات

-         محیط زیست

-         تسهیلات

1

مدیریت

18

2

سلامت

17

3

ایمنی

29

4

آموزش

9

5

مستندات

10

6

محیط زیست

9

7

تسهیلات و تجهیزات

8

سیستمهای حمایتی HSE با تمرکز بیشتر بر روی:

-         سیستمهای اعلام و اطفاء حریق

-         امداد و نجات

-         خدمات پزشکی

1

مدیریت

18

2

نیروی انسانی مناسب و متناسب

20

3

تجهیزات مناسب و متناسب

30

4

ارزیابی مخاطرات

8

5

آموزش

10

6

تهیه، تدوین و نگهداری مستندات

8

7

انجام مانورهای مناسب و متناسب

3

8

مدیریت بحران

3

 

 

نتیجه گیری:

نتایج ممیزی بصورت نمودارهای کمی نشان دهنده امتیازات بدست آمده به تفکیک گروه های ممیزی شونده تهیه و همراه با تحلیل های کارشناسی مربوطه در دو سطح کلی (برای بهره برداری مدیران) و جزئی (برای بهره برداری کارشناسان) تحویل گردید. یادآوری می شود که به منظور دقت بیشتر در ممیزی، نمودارهای ممیزی سیستم اصلی مدیریت HSE و سیستم های حمایتی  HSE بصورت جداگانه تهیه و محاسبه شد که در صورت لزوم می توان آنها را با هم ترکیب نمود.

 بر اساس نتایج حاصل از ممیزی نقاط ضعف سیستم شناسایی و اقدامات اصلاحی متناسب با آن پیشنهاد گردید. نیز یکسری اقدامات اجرایی – که باید بلافاصله انجام گیرند – بر اساس گروه های اصلی هر سیستم بصورت اولویت بندی شده مشخص و اعلام گردید.

 پیشنهاداتی نیز برای پروژه هایی از این دست که احتمالا در آینده انجام می گیرند تهیه و توصیه گردید.

 

خبرنامه

اطلاعات تماسی

تلفن : ۰۲۱۲۲۹۲۴۹۸۷

ایمیل :‌ info [@] safetymmesage [dot] com

درباره پیام ایمنی

فعاليت سايت پیام ایمنی از سال 1382 همزمان با انتشار نشریه پیام ایمنی آغاز گرديد. هدف ما از طراحی اين سايت، ايجاد مرجعی کامل و كارآمد از موضوعات ایمنی، بهداشت، محیط‏ زیست و آتش‏ نشانی، به منظور رفع نياز محققين و علاقمندان در كشور است.


طراحی سایت و طراحی گرافیک توسط استودیو طراحی حاشیه