ارزیابی عملكرد ایمنی؛ چرا و چگونه؟

دکتر ایرج محمدفام

 

مقدمه

كیفیت و اثر بخشی سیستم ها عامل حیاتی و مهم در تحقق برنامه ها و اهداف از پیش تعریف شده آنهاست. بالا بودن هزینه سازمان ها برای ارایه خدمات و محصولات گوناگون و تهیه و تامین این هزینه ها از منابع عمومی كه روز به روز محدودتر و كمتر می شود و پایین بودن اثر بخشی این سازمان ها، ضرورت اندازه گیری و پایش عملکرد آنها را بیش از پیش روشن کرده است.

تعاریف مختلفی از ارزیابی عملكرد ارایه شده است که برای نمونه می توان به موارد زیر اشاره کرد:

 

1- ارزیابی عملكرد به مجموعه اقداماتی اطلاق می شود كه به منظور افزایش سطح استفاده بهینه از امكانات و منابع در جهت دستیابی به هدف ها به شیوه ای اقتصادی توآم با كارایی و اثر بخشی صورت می گیرد، بطوریكه ارزیابی عملكرد در بعد «نحوه استفاده از منابع» اساسا در قالب شاخص های كارایی بیان می شود.  

2- به طور كلی نظام ارزیابی عملكرد را می توان فرآیند سنجش و اندازه گیری و مقایسه میزان و نحوه دستیابی به وضعیت مطلوب دانست.

3- اندازه گیری عملكرد تلاشی ضروری برای پاسخگویی به سوالاتی در مورد بهبود بهره وری در قالب عباراتی نظیر كارایی، اثر بخشی و قابلیت پاسخگویی می باشد.

 

دیدگاه های سنتی و نوین در ارزیابی عملكرد

نظام ارزیابی عملكرد را می توان از زوایای متفاوتی مورد بررسی قرار داد. دو دیدگاه مهم در خصوص ارزیابی عملكرد وجود دارد: 1) دیدگاه سنتی و 2) دیدگاه نوین. در دیدگاه سنتی، مهمترین هدف ارزیابی، قضاوت و ارزیابی عملكرد می باشد در حالی كه در دیدگاه مدرن، فلسفه ارزیابی بر رشد و توسعه و بهبود ظرفیت ارزیابی شونده متمركز شده است. تفاوت های این دو دیدگاه در جدول 1 خلاصه شده است:

 

جدول1- تفاوت دیدگاه سنتی و نوین

 

ویژگی ها

در دیدگاه سنتی

در دیدگاه مدرن

نقش ارزیابی كننده

قضاوت و اندازه گیری عملكرد (قاضی)

مشورت دهنده و تسهیل عملكرد

دوره ارزیابی

گذشته

آینده

استانداردهای ارزیابی

نظر سازمان و مدیران مافوق

خود استانداردگذاری

هدف عمده ارزیابی

كنترل ارزیابی شونده

رشد و توسعه ظرفیت ارزیابی شونده

خروجی نظام

كنترل عملكرد

رشد، توسعه و بهبود عملكرد

پیامدهای ارزیابی

تعیین و شناسایی موفقترین و اعطای پاداش مالی به مدیران

ارایه خدمات مشاوره به منظور بهبود مستمر و روز افزون فعالیت ها (ایجاد انگیزش مستمر برای بهبود كیفیت و خدمات و فعالیت ها)

سبك مصاحبه بعد از ارزیابی

دستوری (شبیه به محاكمه)

گفت و گو

 

 

ضرورت ارزیابی عملكرد

ارزیابی عملكرد موجب تحریك حس كنجكاوی، پرسش و چالش در مورد روش انجام كارها و نحوه تخصیص منابع می گردد و تضمین اینكه ارزش «تلاش های كاری» انجام شده همیشه در سطح بالایی قرار گیرند، تنها از طریق نظام های سنجش و اندازه گیری عملكرد امكان پذیر است. لذا ارزیابی و اندازه گیری عملكرد موجب هوشمندی نظام و برانگیختن افراد در جهت رفتار مطلوب می شود.

 

اهداف ارزیابی عملكرد

اهداف ارزیابی عملكرد به قرار ذیل می باشد:

 

1-     كنترل مداوم جریان امور و استقرار چرخه مدیریت بهره وری

2-     شناسایی نقاط ضعف و قوت و مشكلات و تلاش در جهت شكوفایی و افزایش قابلیت ها و اصلاح فعالیت ها.

3-     بهبود تصمیم گیری در مورد حوزه و عمق فعالیت ها، برنامه ها و اهداف آینده

4-     بهبود تخصیص منابع و استفاده بهتر از امكانات و منابع انسانی  

5-     ارتقای پاسخگویی در مورد عملكرد برنامه ها

 

فرآیند ارزیابی عملكرد

هر فرآیندی شامل مجموعه اقدامات با ترتیب و توالی خاص منطقی و هدفمند می باشد. ارزیابی عملكرد مستلزم پیمودن گام های متعدد است. گام های مورد نظر در ارزیابی عملكرد به شرح زیر می باشد:

 

- تدوین و یا بررسی رسالت ها، ماموریت ها، اهداف كلان و استراتژی ها

- تدوین و تنظیم شاخص های ارزیابی عملكرد

- تدوین و برقراری معیارهای عملكردی مرتبط با شاخص های ارزیابی

- ابلاغ و اعلام انتظارات شاخص های ارزیابی به ارزیابی شونده

- اندازه گیری عملكرد واقعی

- مقایسه عملكرد واقعی با استانداردهای هر شاخص

- اعلام نتایج و نحوه نیل به آنها به ارزیابی شونده

- اقدام به منظور بكارگیری عملیات اصلاحی جهت بهبود مستمر عملكرد ارزیابی شونده از طریق مكانیسم بازخورد

 

 

شكل1 فرآیند ارزیابی عملكرد را نشان می دهد.

 

 

 

شكل1- فرآیند ارزیابی عملكرد

 

 

عناصر اصلی نظام ارزیابی عملكرد

در تمام نظام های ارزیابی به طور عام چهار جزء ذیل دیده می شوند:

 

1-    جمع آوری اطلاعات

اطلاعات مورد نیاز دقیقا از عملكردی بدست می آید كه به طور تجربی رخ داده است. این جزء نظام، وظیفه طراحی شیوه و تدبیری را به عهده دارد كه بتواند آنچه را كه در موقعیت ارزیابی در حال رخ دادن است دقیقا بر اساس استانداردهای مشخص شده تعریف كند.

 

2-    ارزیابی و سنجش

این جزء از نظام، وظیفه طراحی شیوه ها و تدابیر موردنیاز را بر عهده دارد كه محتوی آنچه را كه رخ داده است تعیین و آنها را با آنچه باید رخ می داده است مقایسه كند.

 

3-    اقدام اصلاحی

پس از مقایسه بین عملكرد و استانداردها،  اغلب به كمك ساز و كار بازخورد،  نقاط انحراف از استانداردها مشخص می شود. لذا پس از تشخیص نقاط انحرافی،  مدیر با اقدام اصلاحی، شكاف به وجود آمده را كاهش می دهد. این كار تا هنگامی كه عملكرد قابل قبولی حاصل نشده است،  ادامه می یابد.

 

4-   شبكه ارتباطی

تعامل بین دریافت كننده اطلاعات،  ارزیابی كننده و اصلاح كننده اطلاعات حاصل از عملكرد،  در سیستم شبكه ارتباطی امكان پذیر می شود. این شبكه ارتباطی، ساختار نظام ارزیابی را تحت تاثیر قرار می دهد و به عبارت دیگر ساختار حاكم بر نظام های ارزیابی، از شبكه ارتباطات متاثر است.

 

مشخصات شاخص عملكرد ایده ال

شاخص های عملكرد جهت استفاده موثر باید یك سری مشخصات مشترك را دارا باشند كه عبارتند از:

 

ـ انعكاس نیازمندی های سیستم

ـ وضوح و قابلیت درك

ـ قابلیت بكارگیری در سطح وسیع

ـ عدم امكان تفاسیر متفاوت

ـ سازگاری با دیگر شاخص ها

ـ تفسیردقیق نتایج

ـ به صرفه بودن بكارگیری آن.

 

شاخص های عملکرد ایمنی

همانگونه که ذکر شد اندازه گیری یک مرحله کلیدی در فرآیند مدیریت محسوب شده و پایه های بهبود مستمر را تشکیل می دهد. در صورتیکه اندازه گیری بخوبی صورت نگیرد بر اثربخشی سیستم های مدیریت ایمنی خدشه وارد شده و اطلاعات قابل اطمینانی در زمینه نحوه کنترل ریسک های ایمنی در اختیار مدیریت قرار نخواهد گرفت.

هر چند که در حال حاضر اطلاعات عمومی زیادی در زمینه اندازه گیری عملکرد وجود دارد ولی این دانش در زمینه عملکرد اختصاصی سیستم های ایمنی هنوز اندک می باشد. بعنوان مثال امروزه مدیران می توانند براحتی با بکارگیری الگوهای مختلف به ارزیابی عملکرد عمومی سازمان با سنجش شاخص های مثبت بپردازند؛ ولی در زمینه اندازه گیری عملکرد ایمنی سازمان ها هنوز هم در اغلب واحدها تنها بر روی شاخص های منفعل و منفی نظیر شاخص فراوانی حادثه، شدت حادثه، تعداد مرگ های شغلی و موارد مشابه تاکید می كنند.

استفاده از نشانگرهای منفی برای ارزیابی ایمنی سازمان ها با وجود مزایای خود، می توانند بسیار هزینه بر و گران باشند. ساده ترین دلیل این امر تغییرات ایجاد شده در ماهیت خطرات در طول چندین دهه اخیر بوده است. در دنیای امروزی  بالفعل در آمدن خطرات که زمینه را برای اندازه گیری نشانگرهای منفی عملکرد سیستم ایمنی سازمان مهیا می کند می تواند به قیمت مرگ انسان ها، خسارات شدید اقتصادی، آسیب های جبران ناپذیر زیست محیطی و خدشه دار شدن اعتبار تجاری سازمان تمام شود.

 

تفاوت های ایجاد شده در ماهیت خطرات در چند دهه اخیر در جدول 2 خلاصه شده است.

 

 

جدول 2- تفاوت های ایجاد شده در ماهیت خطرات

 

مشخصه های  خطرات در قرون گذشته

مشخصه های  خطرات در حال حاضر

خطرات ساده و شناسایی آنها آسان بود

هدف مستقیم تنها فرد یا یك دسته كوچك بود

معمولاً اثرات از نوع كوتاه مدت بود

تا حد زیادی تحت كنترل فرد آسیب دیده بود

شناسایی آنها پیچیده و مشكل شده است

گستره تاثیر آنها بسیار وسیع تر شده است

می تواند اثرات بلند مدت داشته باشند

خطر بوسیله افرادی غیر از افراد آسیب دیده كنترل می شود

 

 

معایب و مزایای استفاده از شاخص های منفی برای سنجش عملکرد ایمنی در جدول 3 ارایه شده است:

 

 

جدول3- مزایا و معایب بكارگیری نشانگرهای منفی برای سنجش عملکرد ایمنی

 

معایب

مزایا

  • منفعل اند.
  • ایجاد تورش می کنند.
  • براحتی دستکاری می شوند.
  • باعث انگیزش می شوند.
  • سالهاست که مورد استفاده قرار می گیرند.
  • برای آنها در بسیاری از موارد استاندارد تعریف شده است.
  • توسط سازمان های ناظر و دولتی مورد استفاده قرار می گیرند.
  • محاسبه آنها راحت است.
 

 

 

به منظور پوشش نقاط ضعف نشانگرهای یاد شده در سالیان اخیر یک تمایل فزاینده به سمت استفاده از نشانگرهای مثبت ایمنی در سازمان ها شکل گرفته است. این نوع نشانگرها با تعیین وضعیت سیستم ها قبل از بروز عدم مطابقت ها و حوادث، قادرند از بروز خسارات سنگین جلوگیری کنند. از نظر تعریف، یک نشانگر مثبت عملکرد بعنوان ابزار پیشگیرنده ای مطرح می شود که به اتخاذ تدابیر کنترلی قبل از تحمیل جراحت و خسارت منتهی می گردد. نمونه هایی از نشانگرهای یاد شده در جدول 4 ارایه شده اند.

 

 

جدول4- نشانگرهای مثبت عملکرد ایمنی

 

اندازه گیری

نشانگر

هدف

درصد اعمال ناایمن با استفاده از روش نمونه برداری از رفتارهای ایمنی

مشاهدات مبتنی بر رفتار

کار ایمن کارکنان

اندازه گیری فرهنگ ایمنی با استفاده از پرسشنامه های استاندارد

اندازه گیری دوره ای فرهنگ ایمنی

بهبود فرهنگی ایمنی

میزان رویدادهای گزارش شده در طول زمان مشخص، درصد گزارش شبه حوادث، درصد تحقیقات رویدادها، درصد اقدامات اصلاحی اجرا شده

گزارش به موقع رویدادها و تحقیقات اثربخش رویدادها

 

گزارش حوادث و پیاده سازی

اقدامات اصلاحی

درصد ارزیابی های عملکرد تکمیل شده، درصد آموزش های انجام شده بر حسب برنامه زمانبندی

ارزیابی عملکرد شامل شناسایی نیازهای آموزشی و انجام آموزش ها

کارکنان ایمن و واجد شرایط

 

 

منابع:

  1. Willie Hammer, Product Safety Management and Engineering. Library of congress cataloging, 1993.
  2. Blanchard, Walter J. Fabrychy. System Engineering and Analysis. USA: Pentice- Hall International Inc, 1998.
  3. Urban,K, Prevention of Accidents Through Experience Feedback, London, Taylor& Francis, 2000.

خبرنامه

اطلاعات تماسی

تلفن : ۰۲۱۲۲۹۲۴۹۸۷

ایمیل :‌ info [@] safetymmesage [dot] com

درباره پیام ایمنی

فعاليت سايت پیام ایمنی از سال 1382 همزمان با انتشار نشریه پیام ایمنی آغاز گرديد. هدف ما از طراحی اين سايت، ايجاد مرجعی کامل و كارآمد از موضوعات ایمنی، بهداشت، محیط‏ زیست و آتش‏ نشانی، به منظور رفع نياز محققين و علاقمندان در كشور است.


طراحی سایت و طراحی گرافیک توسط استودیو طراحی حاشیه